【テンプレート付き】事務の職務経歴書の書き方は？スキルや経験をアピールするコツも解説！

「職務経歴書のテンプレートってどんなものを使えば良いの？」
「事務職への転職時における作成のポイントは？」
「職務経歴書の具体的な書き方は？」

転職にあたっては職務経歴書の作成が必要です。「スキルや経験を考慮する」「前職の成果をわかりやすくまとめる」などのポイントを押さえることで、企業の採用担当者に対して自分を積極的にアピールできるでしょう。

本記事では、転職時に必要な職務経歴書の書き方やテンプレート、事務職における作成のポイントなどを解説します。

履歴書のテンプレート・事務職の職務経歴書のサンプルダウンロード

事務への転職に役立つ履歴書テンプレートと、営業事務の入力例付きの職務経歴書のサンプルをご用意しました。今回紹介する職務経歴書の書き方のポイントと組み合わせて、転職時に自分をアピールできるようご活用ください。

事務の職務経歴書を書く前に準備を整えよう

職務経歴書をスムーズに作成するには、事前準備が大切です。ダウンロードしていきなり内容を書き出しても、必要な情報をまとめていなければ、伝えたいことがもれていたり、うまく伝わらなかったりします。採用担当者が会いたいと思える魅力的な職務経歴書を目指しましょう。

職務経歴書の作成前に、まずは以下を準備しましょう。

企業の求める人物像を把握する

まずは、自分の志望する企業が求める人物像を把握しておきましょう。

採用活動では、企業が定める「求める人物像」「必要なスキルや経験」などを踏まえたアピールが重要です。人物像が合っていれば採用後のミスマッチを防げますし、スキルや経験を十分に生かせれば入社後に活躍するイメージがお互いに湧きやすくなります。

また、職務経歴書で自分をアピールする際、企業の考えに合わせて効果的にアプローチできるようになります。例えば「売上の集計などの多くの数字を扱う事務に転職したい」ということであれば、職務経歴書ではOAを使って具体的に上げた成果やOAソフトの関連資格を持っているなどをアピールすることが望ましいでしょう。

企業の求めることがわかれば、職務経歴書にまとめる内容も精査しやすいため、まずは企業の求める人物像をしっかりチェックしておきましょう。

自分のスキル・経験・資格を棚卸しする

職務経歴書では、今までの職歴をもとに「何ができるのか」「どんなスキルを身に付けているのか」などを伝えることが重要です。業務経験や持っているスキルを具体的にまとめるほど、企業としても入社後にどんな活躍をしてくれるのかをイメージしやすくなります。

記載する際は、以下のポイントを押さえましょう。

スキルや経験を棚卸ししておけばアピールポイントを明確にできるため、自己PRを作る際にも役立ちます。

前職で上げた成果を具体的に洗い出す

採用担当者は、転職者に対して「入社後にどれだけの成果を出せるか？」を知りたいと思っています。とくに転職の場合は、新卒と異なり社会人経験があるため、ある程度実績を持っていることが前提です。

実績をアピールするためにも、まずは前職で残した成果をまとめておきましょう。可能であれば、数値としてわかりやすい成果をアピールできると良いでしょう。

とはいえ、今まで事務職メインで働いていた場合、数値的な成果をアピールするのは難しいかもしれません。その場合は、以下のようになるべく具体性を高めることを意識しましょう。

【例文あり】事務の職務経歴書の具体的な書き方

事前準備が完了したら、実際に職務経歴書を作成しましょう。職務経歴書を作成する際は、以下の内容をまとめることが大切です。

職務要約

職務要約では、今までの経歴を簡潔にまとめましょう。経歴にもよりますが、だいたい200文字程度でまとめることを意識します。文字数が限られるため、要点のピックアップが大切です。募集要項をチェックし、企業が求めている内容に回答する意識を持ちましょう。

【例文】
大学を卒業後、株式会社◯◯の管理部にて、一般事務として5年間勤務しています。見積書作成・請求書作成・受発注業務・営業サポートなど、幅広い業務を担当しました。顧客への電話対応も数多くこなしており、営業担当に代わってアフターフォローを実施したことで社内表彰された経験もあります。

職務経歴

職務経歴では、今までの経歴を具体的に記載しましょう。以下のポイントを押さえると具体性を高められます。

複数回転職している場合は、すべての職歴をまとめましょう。

【例文】
社名：株式会社○○ □□部
事業内容：企業向けの部品メーカー
職種：一般事務
在職期間：20○○年×月〜在職中（正社員）
社員数：250名

業務内容

具体的に「どの部署でどんな業務に取り組んでいたのか」を記載します。業務内容の具体性が高いほど、入社後にどんな形で会社に貢献できるかをアピールしやすくなります。

【例文】
受発注管理
契約書作成
顧客のアフターフォロー
売上管理
在庫管理
人事関連業務
営業関連の資料作成
データ入力

契約書の作成や顧客対応などについては、「1日の作成件数」のように数値を付け加えると成果を評価しやすくなります。事務以外に従事してきたのであれば、自分で作り出した売上や利益の前年比、経費の削減率、表彰経験などをまとめるのも良いでしょう。

資格・スキル（生かせる技術・経験）

自分が持っているスキルを記載しましょう。具体的なソフト名や資格の正式名称などを記載することで、相手に自分のスキルをわかりやすく伝えられます。

MOSや簿記、医療事務関連資格など、自分の希望する事務職の種類に合わせて、必要なものを書き出してみてください。ExcelやWordなどについては、具体的に「どんな操作ができるのか？」までまとめるとスキルを伝えやすくなります。

【例文】
スキル：
Excel（マクロ作成・ピボットテーブル作成・VLOOKUPなど各種関数計算が可能）
Word（文章入力・図表作成などによる資料作成経験豊富）

保有資格：
MOS（20○○年×月合格）
日商簿記検定○級（20○○年×月合格）
秘書技能検定試験（20○○年×月合格）

自己PR

企業の募集要項や自分のスキル、経験を参考にしながら自己PRを作成しましょう。上記で洗い出した内容との整合性が取れていると、より説得力が生まれます。

【例文】
5年間にわたり営業事務として、担当者が営業活動にスムーズに注力できるようサポートをしてきました。具体的には、営業資料を作成する際、忙しい担当者に代わって見やすく使いやすい内容やデザインとなるよう工夫をしてきました。また、Excelのマクロを活用して営業の顧客管理やレポート作成にかかる時間を短縮した経験もあります。顧客からお電話があった際は、営業担当者に代わってサービスの説明をしたり可能な範囲でアフターフォローを行ったりした経験もあり、事務作業だけに留まらず柔軟に先回りして行動するよう心がけていました。

事務職の職務経歴書を作る際のポイント

実際に事務の職務経歴書を作成する際は、以下のポイントを意識しましょう。

事務職の実績を書く時のコツ

転職の際は、前職での実績を具体的にアピールすることが重要です。

しかし事務職の場合、営業などとは異なり、数値での実績アピールが難しいケースもあります。前述したように、可能であれば「1日の書類作成数」「顧客のフォロー数」など、数値でのアピールすることが理想です。

どうしても数値的な実績がない場合は、仕事に取り組む中で「自分なりに行った工夫」などについて触れましょう。例えば「自分でExcelの関数を組み事務作業の手順を簡略化した」「営業担当が見落とした細かい部分でアフターフォローを行った」などが挙げられます。自己PRなど別の面でアピールすることを検討しても良いでしょう。

パートや派遣社員の経験しかない場合

パートや派遣社員の経験のみの場合、どの経験があるかによって職務経歴の書き方が若干異なります。

派遣の場合は、「派遣先」「派遣元」を区別して明記しましょう。片方のみしか記載しないと、「該当の会社に入社した」と勘違いさせてしまいます。複数の派遣先を経験している場合も、漏らさず記載します。パートの場合も、長期就業したのであれば必ず記載しましょう。

転職回数が多い場合

転職回数が多い人は、原則としてすべての職歴を記載しましょう。

人によっては「転職回数の多さが不利になるのでは？」と考えるかもしれません。もちろん企業によっては、採用担当者が転職回数の多さを気にするケースもあるでしょう。

しかし、現在では企業も転職回数より「具体的な経験やスキル」を重視する傾向になってきています。必ずしも転職回数の多さが不利になるわけではないため、安心して記載してください。

どうしても気になる場合は、職務経歴書を書く際に「逆編年体」「キャリア式」などを活用し、スキルや職歴を目に留めてもらいやすいように工夫することが有効です。

逆編年体

最新の経歴からさかのぼる形で職歴を記入する方法です。最新のキャリアから読んでもらえるため、転職回数が多い方でも使いやすいです。

キャリア式

類似業務別やキャリア別で経歴を記入する方法です。業務内容にフォーカスしているため、自分にどんなスキルがあるのかを明確に伝えられます。

未経験分野の職務経歴書を書く場合

未経験から事務職に転職したい場合、事務職の仕事で求められるスキルを考え「どうやって現職に紐付けるか？」をまとめましょう。

例えば現職が営業の場合、相手との関係構築スキルを身に付けているため「職場内でのコミュニケーションを円滑にする」という点で事務職と紐付けることもできます。

もちろん、現職との紐付けだけでなく、具体的な熱意や仕事への意欲も重要です。資格の勉強に取り組むなど、実際に行動を起こすことで、企業に対して熱意や意欲を伝えることができるでしょう。

職務経歴書の書き方で悩んだら転職支援サービスでの相談もおすすめ

今回紹介した「職務経歴書を作成するコツ」について、チェックリストでまとめました。
提出前の最終チェックにご活用ください。

上記のポイントを押さえることで、自分のスキルを企業にわかりやすく伝えることができます。

もしも「あまり上手な伝え方が思いつかない」「書いた内容で大丈夫か不安」ということであれば、転職支援サービスの活用もおすすめです。転職支援サービスを活用すれば、数多くの転職をサポートしてきたコンサルタントから適切なアドバイスをもらうことができます。

アデコでも転職支援サービスを展開しています。職務経歴書だけでなく、面接やキャリアに関する相談もできるため、自分ひとりで転職をするのが不安な方は、ぜひ選択肢のひとつとしてご検討ください。