ユーザーサポート・ヘルプデスクで使用するシステムについて知ろう！

仕事で使うシステムはどのようなもの？

ユーザーサポート・ヘルプデスクが使用するシステムでは、特別な専門知識が必要だったり、オペレーション技術が求められたりするケースは稀です。具体的に名前をあげると、「Office365」や「Active Directory（アクティブディレクトリ）」といったシステムが代表的なものです。多くのオフィスで導入されていることもあり、この2つは非常に使用頻度が高いシステムです。

 

Office365というと聞き慣れないかもしれませんが、Office365によって提供されるMicrosoft Officeならば、使用経験のある方も多いのではないでしょうか。表計算ソフトやドキュメント作成ソフトは、ユーザーサポート・ヘルプデスクという職種でも必ずと言っていいほど使用されています。ただし、最近ではその利用スタイルが異なってきており、Office365は新しい概念のブランドといえます。（詳細は後述します）

Active Directoryはさらに馴染みがないものと感じるかもしれませんが、実際には様々な現場で使われているため、気づかないうちに使用しているケースもあります。主にパソコン端末へのログインをコントロールする機能がよく知られています。

Office365とは？

よく知られているMicrosoft Officeと比べて、聞き慣れないOffice365。しかし、ユーザーの立場であれば、両者はまったく同じものと捉えても問題ありません。

Office365とは「常に最新のバージョンのOfficeを使用できるようにする、クラウド型のOffice製品」です。いままでのOffice製品は、CDやDVDで販売されてきました。しかしOffice365はオンラインからインストールして使用可能となるメディア不要の製品です。

 

いくつかの機能はインストールさえも不要で、クラウド上で使用することもできるため、製品というよりサービスと呼んだ方がわかりやすいかもしれません。提供されるMicrosoft ExcelやMicrosoft Wordといったアプリケーションはそのままに、より利便性を高めた形になっています。こうした仕組みをサブスクリプション型といい、定期的に契約金を支払うことで、常に最新バージョンのOffice製品を使用することができます。

Office365、普及しつつある理由とは？

Office365は、Microsoft Office スイート（ExcelやWordなどオフィスソフトのセット）の機能が提供されているため、Microsoft Office製品同様にExcelで図表やデータの作成や、Outlookでメールを送ることができます。使用方法自体は通常のMicrosoft Office製品と違いはありませんが、あえてOffice365を使用する利点は大きく2つあります。

 

1つ目は、クラウド上での使用による利便性です。たとえばOffice365が提供するサービスにはオンライン上でファイルを共有可能にするクラウド・ストレージがあります。これを利用することで、Office365を使用しているメンバー間での資料共有が簡単になり、業務の効率も上がります。音声・ビデオ会議機能なども提供されるため、円滑なコミュニケーションという面でもより有効なものになるでしょう。

もう1つの利点は、いつでも最新のバージョンに保つことができるという点です。バージョン更新などのケアの手間が省け、常に最新の機能を使うことができます。

こうした理由から、Office365は主にビジネスの現場で普及しつつあります。

Active Director（アクティブディレクトリ）を知る

Active Directoryを簡単に言えば、「複数のコンピュータを一括管理するシステム」です。「ドメイン」と呼ばれる仮想の領域を設定して、そこに参加したコンピュータの操作を制限する、もしくは許可を与えるのがActive Directoryです。

 

このとき、領域を設定する管理権限を持つコンピュータを、「ドメインコントローラ」と呼びます。Active Directoryによって複数のコンピュータを管理することは、セキュリティ面の強化をもたらし、一括で設定を変更できるので効率的でもあります。このようなActive Directoryの機能はプリンターなどの周辺機器にも応用が可能で、ITの現場に限らず幅広く活用されています。

Active Directory（アクティブディレクトリ）ってどう使われるの？

Active Directoryはユーザーにとって、あまり意識することなく使用されているかもしれません。しかし、Active Directoryは「ドメイン」という機能によって、業務をスマートにしてくれます。「ドメイン」とは「領域」という意味の言葉で、複数のコンピュータを自分の「領域」に所属させ、一定のルールに従わせることができます。

たとえば一つのコンピュータでパスワードを設定したとき、それをドメインに参加している複数のコンピュータに適用することができます。その都度すべてのコンピュータでパスワードを変更する必要がなくなり、管理の負荷が大幅に軽減されるのです。

オフィスに新しく導入したパソコンにも、ドメインに参加させるだけで、ネットワーク接続などの設定が可能になります。大規模なシステムになるとドメインコントローラ同士が複数のドメインを連結させて、お互いの領域を共有することもできます。

本格的にActive Directoryを利用するためには相応のスキルが不可欠ですが、IT業界でキャリアアップを目指す場合、学んでおくことで有利な知識となるといえるでしょう。

 

今回のご紹介したOffice365やActive Directory以外によく使われるシステムとして、データベースを管理するAccessや、ジョブを管理するSystemwalkerなどがあります。業務で使用するシステムを知ることは、必ずキャリアアップの助けになります。派遣でお仕事を探す際には、どのような知識を習得したいか自分の将来や目的を踏まえて選択し、理解を深めていきましょう。

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