仕事をするうえで、社員の方に確認を取るシーンはたくさんあります。けれども必要な確認を怠ったり、急ぐ必要のない確認をしたり、的を射ない質問を長々としたりするのは、社員の方にとって大きな負担になることもあります。「空気を読んでくれない人だなぁ」と思われてしまい、コミュニケーションが上手くいかなくなる可能性も。人間関係の構築はこういったところでも影響します。そこで、確認のタイミングや質問の仕方におけるポイントをQ＆A形式で紹介します。このスキルをマスターすれば、信頼して仕事を任される、愛され派遣に!?
- Q.どれくらい確認が必要？
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A.
一つの仕事に対して、事前・中間・完了時の3回は確認をしておきたいものです。事前確認では、納期や優先度や不明点などの確認を取ります。中間報告では、作業の進め方やその段階での作業内容が、求められている内容となっているかを確認します。最後に成果物を提出し、完了時の確認をしてもらうという流れが一般的です。完了時の確認段階で修正が出ても納期に間に合うように、締め切りに余裕を持って提出すると安心ですね。
では、それぞれの確認フェーズについて具体的な方法を見ていきましょう。
- Q.最初にどんなことを確認しておくと安心？
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A.
依頼された仕事について、まずは自分なりに作業内容や進め方、スケジュールを整理しましょう。その後、社員の方に少し時間をもらって、納期や作業内容、成果物イメージなどを確認します。もし他の仕事も依頼されている場合は、新規で依頼された仕事との優先順位を聞いて明らかにしておきましょう。少しでも不明点があればその場で質問し、わからないことをなくしておくことが大切です。お互いに認識をすり合わせておくと、見当違いな作業をせずに済みます。さらに「〇時頃に、作業状況の報告に伺います」と伝えておくと、後から報告しやすくなります。
- Q.中間報告はどのようにすればいいの？
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A.
進捗状況や現段階の作業内容を、できるだけ簡潔にまとめておくのがマナーです。社員の方の時間に余裕がありそうなときは、一部をプリントアウトしておいて、目視してもらうとより細かい確認をしてもらえます。質問事項がある場合はリストにしてまとめておくと、一度で効率よく疑問を解決できるでしょう。作業内容によっても報告すべき頻度は異なるので、慣れない場合は1～2時間に1回、慣れた場合は1日1回など臨機応変に対応してくださいね。
- Q.終了時の成果物提出はいつが適切？
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A.
最終的な成果物を提出するのは、期限直前ではなく、余裕をもってに成果物を提出するのが理想的です。期限直前にPCにトラブルが起きたり、別の急ぎの仕事をお願いされたり、体調を崩してしまったりするなど、何が起きるかわかりません。成果物に対するフィードバックを受け、期限までに若干の調整・修正を加えられるくらいに、時間に余裕を持っておくと安心です。
さまざまな業務で忙しい社員の方には、適切なタイミングを見極めて話しかけることが大切です。例えば、社員の方が作業を一時中断してデスクでお茶を飲んだり、オフィスを見渡したりしているときは話しかけるチャンス。この他にもランチから戻ってきたときなど「仕事集中モードではないとき」を狙いましょう。声をかけるときには「今〇分ほどよろしいでしょうか。○○の件で確認したいことがあるのですが」と時間と要件を手短に伝えます。そうすることで、どれくらいの時間がかかるか、要件は何なのかが把握できてスムーズに話をすることができます。
一方、話しかけるべきではないタイミングもあります。例えば、今まさに電話をかけようとしているときはもちろん、電話後にメモを取っている、急ぎの作業をしている、外出準備をしている、会議準備をしているときなどに話しかけるのは避けた方がいいでしょう。これはマナーといってもいいかもしれませんね。
職場での確認は重要なコミュニケーションの一つです。確認スキルをアップさせ、安心して仕事を任せてもらえる、愛され派遣を目指しましょう！
