英語の電話を応対する際の「伝言預かり」のシーンでよく利用されるフレーズについて学びます。
QUIZ
ABC株式会社に勤める青山南さん。
ある日の午後、かかってきた電話に出たところ、相手は英語を話しています。
電話は、同僚のSmithさんにかかってきたものでしたが、Smithさんが不在だったため、青山さんは伝言を預かりました。このとき、電話の最後に、相手の電話番号を確認します。どの対応がもっともふさわしいでしょうか。
- A.What is your telephone number?
- B.Give me your telephone number.
- C.I want your telephone number.
- D.Could I have your telephone number, please?
正解 D
“Could I ..., please?”や“May I ..., please?”のように、相手の許可を請う助動詞を用いた質問形式は、ビジネスに適した丁寧な表現になります。決まった形式なので覚えておきましょう。
そのほかの選択肢についての解説
- A： 日常会話で使用するぶんには問題ありませんが、ビジネスシーンでは通常用いません。
- B・C： 直接的な表現で丁寧ではないため、ビジネスシーンには適しません。
- ＜ポイント＞
- Vol.3の解説でもご紹介したとおり、伝言を預かるときの表現は、“Would you like to leave a message?”や“Could I take a message?”を用います。相手の話の内容を確認した後、伝言する際に不足している項目がないか、再度確認する必要があります。
伝言する際に必要となる一般的な項目例を紹介します。確認していないことがある場合は、Dの文章の“telephone number”の部分に、確認していない項目名を入れて、相手に確認しましょう。
- name
- company name
- account number
- email address
- telephone number
- fax number
Let’s Practice! さまざまなClosingを学びましょう
伝言を預かってから、電話を終えるまでの会話例を紹介します。
- あなた
- : I am sorry, but Mr.Smith is away from his desk at the moment.
Could I take a message? - 電話の相手
- : Yes. Could you please ask him to call me back?
- あなた
- : Sure. May I have your telephone number, please?
- 電話の相手
- : Yes, it is XX-XXX-XXXX.
- あなた
- : Thank you. May I ask what this is regarding?
- 電話の相手
- : Yes, it is regarding my order.
- あなた
- : Thank you. Anything else?
- 電話の相手
- : No, thank you.
- あなた
- : Okay. Thank you for calling. Good-bye.
- ※Anything else?：
ほかに用件があるかどうかを確認する表現です。より丁寧に話す際には“Is there anything else?”を用います。一通りの会話が終わった後に使うのが適切です。電話の相手に、特にほかの用件がなければ、礼と別れのあいさつをして電話を終了します。
