仕事を効率化するスケジュール管理の方法やコツとは？

スケジュール管理が苦手な人の特徴

どんな人が、仕事のスケジュール管理が苦手といえるのでしょうか？仕事の効率が悪いと感じている人は、日頃の仕事の進め方を振り返ってみることも大切です。
スケジュール管理が苦手な人の特徴としては、次のようなことが挙げられます。

• ゴールが見えていない
• タスク整理ができていない
• 何から手をつけていいかわからない

仕事やタスクには締め切りが付き物です。明確な期日やゴール設定がないままに仕事をスタートさせてしまうと、スケジュールも曖昧なものしか立てられません。また、タスクの整理が苦手な人や、作業の優先順位がわからない人は、タスクごとの締め切りやだいたいの作業時間を把握し、優先度を明確にすることが大切といえるでしょう。

スケジュール管理をするメリット

仕事のスケジュールを管理することで、具体的にどんなメリットが得られるのでしょうか？

仕事の無駄をなくして効率化できる

スケジュール管理をせずに見切り発車で仕事を進めると、必要のない作業に時間を割いてしまったり、予想外に時間がかかってしまって仕事が終わらなくなってしまったり、無駄な作業が増えてしまうこともあります。スケジュール管理は、無駄をなくして、生産性をアップさせることにつながります。

残業の負担を軽減できる

スケジュール管理不足によって時間がかかってしまったり、スケジュール漏れにより仕事が増えてしまったりすると、どうしても就業時間以内に作業が間に合わず、残業となってしまうことがあります。
プライベートな時間を削ることにもなってしまう残業は、なるべくなくしたいものですよね。できるだけ就業時間以内に仕事を完了させるためにも、スケジュール管理は大切です。

スケジュール管理の方法は？

ここからは、おすすめのスケジュール管理方法を見ていきましょう。スケジュール管理に役立つ「手帳」「Excel」「アプリ」それぞれの特徴について、簡単にご紹介します。自分に合ったスケジュール管理方法を見つけましょう。

手帳

メモ代わりにも使える仕事用のスケジュール手帳は、一冊持っておくと安心です。すぐに確認できるため、特に週間・月間単位のスケジュール管理におすすめです。さまざまなタイプのシステム手帳がありますが、細かく予定を書き込みたいという場合は、白紙のメモ帳やノートをカスタマイズしても良いでしょう。

スプレッドシート

Googleのオンラインサービスであるスプレッドシートの表計算機能を使ってスケジュール管理をする人も多いです。PCなどで手軽に編集しやすく、月間・週間・時間単位いずれのスケジュールも管理しやすいでしょう。Googleにサインインすることで使用できるため、スマートフォンからも確認が可能です。

アプリ

スマートフォンやタブレットで、場所を選ばずに確認・編集できるスケジュール管理用のアプリもおすすめです。ビジネス向けのアプリだけではなく、プライベート向けも含めてさまざまなカレンダーアプリがあるため、目的に合った使いやすいものを選びましょう。

スケジュール管理のポイントはタスク整理

スケジュール管理を上手に行うためには、併せてタスク管理をすることが必須といえるでしょう。抱えているタスクの期日もスケジュールに加えておくことで、仕事のもれやダブルブッキングといったミスを防ぐことができます。
ここでは、タスク管理をするときのポイントを見ていきましょう。

ポイント1タスク整理の方法

複数のタスクを同時進行させようとすると、ミスや失敗につながりやすいため、まずはタスクをすべて書き出してジャンル分けをしていきましょう。そこから期日や内容に応じて、優先順位をつけていきます。優先順位が決定したら、あとは1日ごとのやるべきことをリスト化すればOKです。

ポイント2期日と内容を明確にする

タスク管理をうまく行うためには、自分がやるべきことを明確にすること、そして明確な期日を決めることが大切です。チームなど複数人で作業する場合は、自分が担当するタスクを明確にしなければ、無駄な作業が発生してしまう可能性があります。
また、最初から期日が決まっておらず、いつまでに終わらせなければいけないのかが曖昧なタスクもあるでしょう。その場合、タスクの緊急度や具体的なスケジュールについてヒアリングし、明確な締め切りを設けるようにします。

ポイント3習慣化すべきこと

タスク管理に慣れていない場合は、次のようなことを習慣付けるといいでしょう。

• 今すぐできることはすぐにやる
• 忘れる前にメモをとる
• 期日を必ず確認する

タスクを後回しにすることは、スケジュール管理の大敵です。優先順位に沿ってタスクのスケジュールを決めたら、先送りせずに取り掛かるようにしましょう。また、管理漏れを防ぐためにも、期日などのタスクの重要事項は、すぐにメモをとるようにしたほうがいいでしょう。その場ですぐに、スケジュール管理ツールに書き込む癖をつけるというのもいいですね。

ポイント4タスク整理をうまく行うためのコツ

上手なタスク整理をするためには、次のようなことを心掛けると良いでしょう。

• タスクごとの作業時間の目安をつける
• 余裕を持って管理する
• 自分の性格や習慣なども考慮して予定を立てる

そのときの状況だけでなく、自分の性格や習慣、能力などを把握してタスクの予定を立てることも大切です。どれだけ理想的なスケジュールが立てられたとしても、自分の余裕やスキルが追い付いていなければ、仕事を完遂することはできません。スケジュールを作成したら、滞りなく達成できそうか確認してみましょう。

時間の管理も大切

タスク管理と同様に重要となってくるのが、時間の管理です。実際に作業にかかる時間を想定し、余裕を持った時間配分でスケジュールを立てることで、無理なく仕事を進めることができ、緊急時も落ち着いてスケジュールを組み直すことができます。

作業時間を想定する

タスクごとの作業時間が想定できると、スケジュール管理はより明確になります。作業時間には個人差があるため、まずは自分の仕事のスピードを把握することが大切。
そのため、日々の業務をする際には、タスク別にどれくらい時間がかかったのかを記録しておくことをおすすめします。今後のスケジュール管理の際の参考にしましょう。

余裕を持って時間を計算する

時間の管理は、あまり切り詰めすぎないということも大切です。余裕を持たせたてタスクにかかる時間を計算しておくことで、予想外に作業に時間がかかってしまったときやトラブル発生時、緊急の仕事が入ったときなどに使える時間を確保することができます。ハードだと感じるスケジュールは避けたほうが良いでしょう。

スケジュール管理を習慣化しよう！

仕事のスケジュール管理方法についてご紹介してきました。仕事を効率化し、充実したプライベートの時間を確保するためにも、スケジュール管理のテクニックは身に付けておきたいものです。 いきなり長期的なスケジュール管理は難しいという場合、まずは毎朝1日のタスクを整理する習慣をつけてみましょう。タスク整理を習慣化することで、やるべきことが可視化されるため、気持ち良く仕事に取り掛かれるはずです。