ビジネスレターの書き方とは？ビジネスにおける手紙のマナー

ビジネスレターを出す前に知っておきたいこと

まずは、ビジネスレターの基本となる、封筒の宛名の書き方や、手紙の入れ方について見ていきましょう。封筒の種類によってルールが変わることもあるため、使用する封筒に応じて正しい使い方を確認するよう心掛けましょう。

封筒：宛名の書き方

封筒の宛名は、自社の第一印象を決める重要な部分となります。上下左右に余裕を持たせて、文字のバランスや大きさを見つつ、文字を崩したり省略したりすることなく楷書で丁寧に書きましょう。また、相手に失礼のないよう、会社名や部署名も省略せずに書きます。
敬称のつけ方は、部署名・役職・氏名の順で「●●部 部長○○○○様」もしくは部署名・氏名・役職の順の「●●部 ○○○○部長」となります。役職名も名前もわからない場合は、「●●部ご担当者様」と書きます。「●●部 ○○○○部長様」というのは誤りになります。
裏書きは、自社の住所と会社名・部署名・名前を記載します。また、封筒の封じ目には、忘れずに「〆」をつけるようにしましょう。

手紙：折り方と入れ方

手紙の折り方と入れ方は、封筒の種類に応じて変わります。基本的には、三つ折り和封筒、三つ折り洋封筒、二つ折り洋封筒の3つのパターンとなります。

三つ折り和封筒の場合

三つ折り和封筒は、手紙の下側の三分の一を上に折り、上側の三分の一を折り下げて三つ折りにします。封筒の差出人側から見て、手紙の書き出しが右上になるように入れましょう。

三つ折り洋封筒の場合

三つ折り洋封筒の場合、手紙の折り方は三つ折り和封筒と同じです。封筒に入れる際には、封筒の宛名側から見て、手紙の書き出しが右下になるようにします。

二つ折り洋封筒の場合

二つ折り洋封筒の場合は、手紙を二つに折り、山折りになっているほうを下に、封筒の宛名側に折り上げた側が来るように封筒に入れましょう。

ビジネスレターの書き方

ここからは、ビジネスレターのメインとなる、文章の書き方のポイントを見ていきましょう。
ビジネスレターを書く際は、基本的には目上の相手への手紙や改まった内容のため、フォーマルな印象を与える縦書きが適しているとされています。横書きはカジュアルな印象となるため、身近な人や友人への手紙に適している書き方です。しかし、英語や数字が多くなる場合は、横書きでも問題ありません。文面の内容に応じて、使い分けましょう。

ビジネスレターの構成

一般的な手紙とは異なり、ビジネスレターでは頭語と結語をセットにして入れたり、季節の挨拶を入れたりといったルールが存在します。一般的には、下記の順で構成されます。

1. 1.頭語
2. 2.時候の挨拶、相手の健康を気遣う言葉
3. 3.用件（本文）、結び文
4. 4.結語
5. 5.日付、宛名、差出人

敬意を示す「頭語と結語」

ビジネスレターはいきなり本文に入らず、書き出しには「拝啓」「謹啓」などの頭語（とうご）を書き、文末には「敬具」「敬白」といった結語（けつご）を用います。
頭語を用いることで、相手を敬う気持ちや、へりくだった気持ちを表現することができます。

＜一般的な手紙＞

一般的な手紙の場合、「拝啓・敬具」「拝啓・拝具」「拝呈・拝具」という組合わせで使われ、それぞれには下記の意味があります。

拝啓、拝呈：謹んで申し上げます
敬具、拝具：謹んで申し上げました

＜丁寧、目上の人への手紙＞

より丁寧な気持ちを表現したい場合や、目上の相手への手紙の場合は、「謹啓・敬白」「粛啓・謹啓」、最も敬意を表す度合いが高い「粛呈・頓首再拝」という頭語・結語の組合わせを用います。それぞれには下記の意味があります。

謹啓、粛啓、粛呈：謹んで申し上げます
敬白、謹白、謹言：謹んで申し上げました
頓首再拝：頭を下げ敬意を表します

＜急ぎの手紙＞

急ぎの手紙の場合には、頭語には「急啓」「急白」「急呈」、結語には「草々」「敬具」を使用します。それぞれには下記の意味があり、どの組合わせでも使用可能です。

急啓、急白、急呈：取り急ぎ申し上げます
草々：急ぎのため走り書きで申し訳ありません
敬具：謹んで申し上げました

相手を思いやる季節ごとの挨拶

天気や気候、季節の変化や寒暖を表現する時候の挨拶は、相手の健康を思いやるという意味もあるため、四季それぞれに適した挨拶を書きましょう。代表的な季節ごとの挨拶をご紹介します。

春：新春の候、ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
夏：盛夏の候、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
秋：紅葉の侯、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
冬：厳寒の候、ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

手紙の用件と結び文

季節ごとの挨拶の後、手紙の用件の部分となります。お礼状であればここでお礼を伝え、用件の後には今後も変わらぬお付き合いを願う言葉といった結び文を入れましょう。主文の内容に応じて、違和感のない結びの挨拶となるようにしましょう。

＜結び文の使用例＞

今後の厚情や指導を願う場合：引き続きご指導を賜りますよう、お願い申し上げます
相手の発展や繁栄を願う場合：末筆ながら、貴社のますますのご発展を祈念いたしております
伝言があるときや用件を結ぶ場合：書中をもちまして、お礼とさせていただきます

＜書き方例（出張先へのお礼状の場合）＞

さて、先日の貴社訪問の折には、ご多用中にもかかわらず何かとお取り計らいいただき、厚く御礼申し上げます。〇日間という短い期間ではございましたが、おかげさまで十二分に目的を達することができました。これもひとえに、貴社のお力添えあってのことです。今後とも、ご高配を賜りますようお願い申し上げます。

ビジネスレターを書く際の注意点

最後に、ビジネスレターを作成する際に注意すべきポイントを見ていきましょう。ビジネスレターの書き方のルールを守れば、ボリュームやレターセットの種類は自由…というわけではありません。TPOに合わせた手紙を送るように心掛けましょう。

用件は1つだけ

ビジネスレターでは、一通の手紙につき、用件を2つ以上入れないように注意しましょう。複数の用件を一度に伝えようとすると、大切な内容が伝わりにくくなってしまいます。用件を簡潔に述べることで、相手も読みやすく、内容が入りやすい手紙になります。

レターセットは白無地で縦書き

ビジネスや改まったシーンにおけるレターセットは、白無地に縦書きタイプを使用します。文字が乱れるのが心配な場合は、罫線が入った物を選ぶといいでしょう。相手に敬意と礼儀正しさが伝わる、シンプルで上品なデザインの物を選びます。また、数字やアルファベットが文中に多くなる場合は、縦横両用のレターセットがおすすめです。

原則は便箋、はがきはNG

お祝いやお礼、お詫びといった改まった内容の手紙は、原則として便箋に書いて封筒で送るのがマナーです。また、目上の人に送る手紙や、差出人と受取人の双方が、第三者に内容を知られたくない手紙などは、必ず封書で出すようにしましょう。はがきは封書の略式となるため、年賀状や暑中見舞いなどのときのみに使います。

ビジネスレターの正しいマナーを身に付けよう

ビジネスレターには決められたルールが多く、難しく感じてしまう方もいるかもしれません。しかし、基本を押さえておけば、いざというときにも安心です。自分なりの一言を加えたり工夫をしたりできるようになると、より良い印象を与えられるでしょう。
ビジネスレターのマナーを身に付け、気持ちの良い手紙のやりとりができるようにしましょう。