近年、外出自粛やITツールの発達にともない、積極的に取り入れられているテレワークの一種である「在宅勤務」。派遣先で、これまで在宅勤務で働いたことがなかった人も取り入れる機会が増えてきたのではないでしょうか。実際にやってみるとオンラインコミュニケーションの難しさに悩む方も多いかもしれません。
それぞれの自宅で離れて業務を行う時、具体的にどういったことに気を配れば円滑に進められるのでしょうか。在宅勤務で業務を行う際に知っておきたいコミュニケーションのコツについてご紹介していきます。
1日を通して気を付けたいこと「始業・休憩・就業 編」
まずは、大まかな1日のテレワークの中でおさえておくと良いことをご紹介します。
始業～休憩～就業の流れにそって、順番に見ていきましょう。
1. 勤務開始の準備…
POINTできる限りの環境を整える
始業時間に勤務がスムーズに開始できるように、始業時間の2～3分前にはパソコンの電源を入れ、通信環境が問題ないか確認しましょう。
社内勤務の場合と同じように、髪や服装などの身だしなみを整え、働くことへの「気持ちのスイッチ」を入れましょう。
2. 始業・終業の挨拶…
POINTツールを使った挨拶の習慣をつける
社内勤務の場合と同じように、上司や同僚の方に始業・終業の挨拶をして、勤務を開始もしくは終了しましょう。
電話だけではなく、メールやWEB会議システムなどのツールで行うこともできるので、勤務先の状況にあわせて行いましょう。
3. 1日の業務スケジュールを作る…
POINTスケジュールがはっきりすることで業務の余裕がわかる
今日一日は、どのような業務を行うのか、昼食休憩は何時頃になりそうなのかなど、大まかなスケジュールを立てて、業務を進めましょう。
上司や同僚の方からの急な仕事の依頼や、業務量の確認時にも役立つでしょう。
4. 休憩の開始・終了の連絡…
POINT連絡することで、しっかりと休む
社内勤務の場合と同じように、上司や同僚の方に、休憩の開始・終了の連絡をしましょう。
電話だけではなく、メールやWEB会議システムなどのツールで行うこともできるので、勤務先の状況にあわせて行いましょう。
ケースによって理解しよう「具体的な業務 編」
次に、実際の業務の中でのコミュニケーションのコツをご紹介します。
業務風景をイメージしながらチェックしていきましょう。
1. 業務の指示は詳しく確認する…
POINT期待の確認で自信を持って業務を進める
業務の指示を受ける場合は、社内勤務の場合と比べて、より詳しく確認をしましょう。
上司や同僚の方は、どのようなやり方を期待しているのか、どのような結果を期待しているのか、優先順位や納期についても、必要であれば回答を求めましょう。
2. 不明点は問い合わせる…
POINT早めの問合せで回答も早まる
社内勤務との違いは、上司や同僚の方の顔や様子がうかがえないことですが、必要な問合せは、早めに行いましょう。
電話だけではなく、メールやWEB会議システムなどのツールで行うこともできるので、勤務先の状況にあわせて行いましょう。
3. 業務の状況を報告する…
POINT状況を伝えることで、安心して業務を進める
「今、どこまで進んでいるのか」「スムーズに進んでいるのか」「納期は守れるのか」など、業務の状況について、上司や同僚の方と共有する時間が作れると良いでしょう。
始業時・終業時に共有する以外にも、進行状況により、メールやWEB会議システムなどで伝えることもできるでしょう。
4. 周囲の仲間の状況を知る…
POINT離れていても、仲間と一緒に業務を進めていることを意識する
社内勤務との違いは、上司や同僚の方の顔や様子がうかがえないことで、不安になることもあると思います。
そのような時は、始業時・終業時の連絡や業務の問合せの際に、周囲の皆さんの状況について質問してみましょう。時には、積極的にコミュニケーションを取ることも必要でしょう。
テレワークだからこそ気を付けたい、オンラインツールでのやり取りの留意点とは？
テレワークの場合、上司や同僚、社外の人とのコミュニケーション方法がすべてオンライン上となります。
実際にオフィスで出社して業務を行うとき以上に、「伝える」ということに意識を置いて、仕事を進める必要があります。
POINT連絡・報告・相談・問合せ（質問）を伝える文面は、相手に内容が伝わるように工夫する
オンラインコミュニケーションを行う際は、以下の点を確認するくせを付けましょう。
上記を意識することで、必要のない複数回のやり取りの発生を防ぐことにつながります。
業務用のパソコンをテレワークで使用する際に気を付けたいこと
こんな時どうする？就業先から具体的な業務指示が出ておらず、自宅待機となっている場合…
就業先によっては、社内準備などにより、まずは「自宅待機」となる場合もあるかもしれません。そういった場合、この時間を利用して、就業先の企業について調べてみましょう。就業先の企業のホームページなどを閲覧してみると、就業先への理解が深まり、業務開始後に役に立つことも多いと思います。
例えば、「会社概要」「社長メッセージ」「企業理念」「経営方針」「事業内容」「製品紹介」など、企業に関する理解が進む内容が閲覧できます。
また、「IR情報」「グループ会社情報」「沿革」「CSR活動」など、より企業を身近に感じる情報が公開されている場合も多いので、閲覧してみましょう。
その他にも、同業界の競合他社や製品やサービスの評価など、インターネットで調べることもできるでしょう。
自宅待機とは？
勤務時間中、自宅に待機し、業務指示(会社が出社を求めるなど)が出た場合は、直ちにこれに応じられる態勢をとっていることです。
オンオフラインにとらわれず、お互いが気持ちよく仕事をするために
今回、テレワークに特化したコミュニケーションのコツについてご紹介しましたが、ご紹介した内容はオフラインでのコミュニケーションにも通ずるものがあります。それは、スムーズにコミュニケーションを図るために、自分自身が「正確に伝える」努力をすることと、相手が伝えたいことを「正確に理解する」努力をしているかどうかということです。このことをいつも以上に意識することで、テレワークでのコミュニケーションがより円滑になっていくのではないでしょうか。
ぜひ、今回ご紹介したテレワークのコミュニケーションのコツを参考にしていただき、オフィスでも在宅でも快適な業務環境をつくっていきましょう。
