総務の役割は、会社運営をスムーズにすることと、社員が気持ち良く働けるよう環境を整備することです。備品管理や施設管理のほか、福利厚生の整備や社内イベント企画、各種書類の作成・管理など、会社全体の幅広い業務に携わるのが特徴です。
ここでは、総務の仕事内容をはじめ、やりがいや必要なスキルなどもご紹介します。
総務の仕事内容
総務の仕事内容は多岐にわたり、「他部署が担当できない仕事」はすべて総務の範囲といっても過言ではありません。備品や社内施設の管理・整備などが基本的な仕事内容ですが、人事部や経理部などが独立して配置されていない場合は、そういった業務も総務が担当する場合もあるようです。担当する範囲は会社によってさまざまですが、会社運営を円滑にするための業務を担っている点は共通しています。
まずは、具体的に総務の業務内容を見ていきましょう。
備品の発注・管理
文房具やコピー用紙などの消耗品、パソコン、電話、デスク、椅子など、会社で使用しているあらゆる「物」を管理します。台帳などで品名や個数、保管場所などを記録し、不足しないように都度発注も行います。コピー機などOA機器の修理や、メンテナンスの手配も備品管理業務の一環です。
施設管理
施設の管理は、照明や空調の調節・整備、防災設備管理、清掃業者の手配などが挙げられます。社員数に合わせてオフィスのレイアウトを変更したり、会議室をメンテナンスしたり、植栽や装花の手入れをしたりするのも総務の仕事です。
防災施設管理や定期的な清掃など、法律で義務付けられたメンテナンスや訓練などを実施するのも、総務の役割です。
社内行事の企画・運営
入社式や社員総会、忘年会、社員旅行など、会社が行う行事の企画・運営を行います。行事の年間スケジュールや予算の作成、会場手配のほか、社員への告知や出欠管理などが主な仕事内容で、行事の司会なども総務が行う場合があります。
契約管理
協力会社との取引やオフィスの賃貸、OA機器をはじめとしたレンタル機器、社員の雇用など、あらゆる契約書の管理を行います。書類によっては、法律で保管期間が定められていますから、それに則って適切に管理しなければなりません。
新規取引で必要になる契約書の作成や、取引先の契約書の確認などは法務部が行う会社もありますが、独立して法務部がない場合は、総務の役割となることもあります。
来客・電話・メールの応対
受付の専門スタッフがいなければ、会社に訪れた来客に対して、担当者に連絡したり、入館の手続きを行ったりといった対応は総務の仕事です。応接室や会議室への案内、お茶出しなども来客対応の一環でしょう。
会社の代表電話やメールの一次対応も総務が行います。寄せられた質問や用件を正しく把握し、しかるべき担当部署に回すのも総務の大切な業務。郵便物についても同様で、会社宛に届いた物は担当者に仕分けする必要があります。
総務のやりがいは？
総務の仕事は事務的な業務が中心ですが、流動的な社内の業務に対応するため、柔軟性が求められる場合が多いです。それだけやりがいの幅も広く、身に付く知識やスキルも多様となるでしょう。
続いては、総務の仕事で感じられるやりがいについてご紹介します。
会社全体に包括的に関わることができる
総務は業務を進める上で、現場の社員との関わりはもちろん、上層部とのやりとりも発生します。会社全体に関連する業務に携われることは、総務のやりがいといえるでしょう。
幅広い経験が積める
総務の仕事内容は、備品管理や施設管理といった事務的なものから、社内行事の運営、場合によっては経理や人事の分野まで多岐にわたります。バックオフィス全般の知識や業務スキルを身に付けるチャンスがあり、キャリアアップできるところも総務のやりがいとなります。
たくさんの人をサポートできる
総務の仕事は、直接利益を生み出さない間接業務ですが、部署を問わず社内の多くの人をサポートする機会があります。社員と直接コミュニケーションをとりながら業務を行うため、人の役に立つ実感が得られるでしょう。
総務が持っていると役立つスキルと資格
総務の仕事は就業のために必須のスキルや資格はなく、仕事を行う中でステップアップしていくことも可能です。そのため、派遣社員でも、未経験可として求人募集を行う会社も多いでしょう。
ただし、総務の仕事範囲はとても広く、円滑に業務を進めるためには、あると役立つスキルや資格があります。最後に、総務として活躍するために身に付けたいスキルや、持っていると役立つ資格をご紹介しましょう。
コミュニケーションスキル
総務は、部署を問わず社員とやりとりし、時には部署間の調整を行うこともあります。電話や来客の対応など、社外と接する機会もあり、相手の言うことを正しく理解し、わかりやすく伝えるコミュニケーションスキルは必須です。
PCスキル
総務の事務作業は、ほとんどがPCを使って行います。最低でもWordやExcelなど、オフィス系ソフトのスキルは身に付けておくべきでしょう。必須ではありませんが、MOS資格を取得しておくと客観的にPCスキルを証明できます。
マルチタスクスキル
これまで紹介したように、総務の仕事内容は多岐にわたります。複数の業務を平行して行わざるをえない場合もあり、総務としてマルチタスクスキルは鍛えておきたいところ。突発的な問い合わせやトラブルを対応しなければならない場合もあり、素早く状況判断し、優先順位をつけてスケジュール管理するスキルも求められるでしょう。
総務は会社運営に欠かせない職種
総務の仕事内容は会社によって異なりますが、広く会社全体に関わり、社員をサポートする点は同じ。表立って活躍する機会は少なくても、健全な会社運営に欠かせない存在です。
仕事内容は多岐にわたりますが、その分、さまざまな経験を積めるところも総務の魅力。社員と直接コミュニケーションをとって仕事を進められるところから、人とのコミュニケーションが好きな人、人の役に立ちたい人にもぴったりの職種です。
