OA事務とはどんなお仕事?必要なスキルや持っておくべき資格、向いている人の特徴などを解説

OA事務とは、PCなどの専用機器を活用して行うお仕事のことです。一般事務と同じような業務に加えて、「Excelの関数作成」「PowerPointを使用した資料作成」「Accessのデータベース作成」など、高度なPCスキルを求められる傾向にあります。本記事では、OA事務のお仕事内容や必要なスキル、取得するとよい資格、向いている人の特徴などについて解説します。

OA事務とは?

OAとは、「Office Automation(オフィスオートメーション)」の略です。PCやFAXなどの情報機器を用いて業務効率化を図ることを指します。 企業の事務作業は、以前は「電卓で計算する」「書類を手書きで作成する」などのアナログ方式が一般的でした。しかしPCなどの専用機器が導入されたことで、業務を自動化し効率よくお仕事を進められるようになりました。 このような背景もあり、OA事務は「PCなどの機器を活用した事務作業を行う職種」を指すことが一般的です。PCの活用がメインとなるため、一般事務よりも高いOAスキルが必要な業務に取り組むことが多いでしょう。

OA事務のお仕事内容

具体的なOA事務のお仕事内容を確認しましょう。今回は代表的なものをいくつかピックアップして紹介します。

  • ビジネス書類の作成
  • プレゼン資料の作成
  • データ集計・加工・分析

いずれもOA機器を使う作業がメインです。 より具体的な「高いOAスキルを求められる業務」の例としては、以下が挙げられます。

  • Excelの関数を使用して数千〜数万単位のデータ集計・分析を行う
  • PowerPointの図形やグラフ、アニメーションを駆使して見やすい資料を作成する
  • Accessでデータベースを作成する
  • Wordの目次作成やフィールドなど高度な機能を使う

上記のいずれも、基礎的なPCスキルがあることを前提として、業務での応用が求められています。詳しいOA事務のお仕事内容については、以下のページも参考にしてください。

アデコのOA事務のお仕事について詳しく見る

OA事務と他の事務系職種との違い

OA事務の他にも似ている職種があります。どのような違いがあるかをチェックして、自分のスキルや経験に合っているかを判断する材料にしましょう。

一般事務

PCなどの機器が普及する以前は、以下のように明確に棲み分けられていました。

一般事務 紙の書類管理やファイリングなどアナログ作業を行う
OA事務 PCを使ってデジタルな作業を行う

しかし現在では、ほとんどの企業でPCが導入されているため、OA事務との明確な線引きは薄くなっています。 そのため、企業によって「一般事務・OA事務」の使い分け方が異なります。OA事務を希望するのであれば、事前に「どんな業務を担当するのか?」という点をチェックしておきましょう。 強いて違いを挙げるなら、一般事務ではOA事務ほどの高度なPCスキルは求められない傾向にあります。その分、一般事務では来客対応や庶務などを含め、幅広い業務を担当することが多いです。

営業事務

OA事務では、部署内外に関する幅広い事務作業を行うことがメインです。 一方の営業事務では、営業部門に特化した事務作業を行います。営業部門に特化した事務作業としては、以下が挙げられます。

  • 契約書作成
  • 請求書や見積書作成
  • 営業成果のデータ出力
  • 営業の進捗管理
  • 経費精算
  • 顧客へのプレゼン資料作成
  • 在庫管理
  • クライアントからの問い合わせ対応

部署が限定されている分、営業に関するあらゆるサポート業務を行うことが特徴です。顧客との接点を持つこともあるため、「商品知識」「要望を引き出して担当者に引き継ぐコミュニケーション能力」なども求められます。 営業事務の詳しいお仕事内容については、以下の記事も参考にしてください。

営業事務について詳しくはこちら

OA事務に必要なスキル

OA事務として働きたい人は、以下のようなスキルを身に付けておきましょう。

  • 応用的なPCスキル
  • 正確でスピーディな事務処理能力
  •            
  • ビジネスマナー
  • 職場内でのコミュニケーション

応用的なPCスキル

OA事務では応用的なPCスキルが必要です 先ほども解説したように、OA事務では高度なPCスキルを使って業務を進行します。具体的には以下のような応用スキルを持っていることが理想です。

Word フィールドコードの追加・目次の管理・差し込み印刷など
Excel 応用関数(VLOOKUP)など、マクロ・ピポットテーブルなど
PowerPoint アニメーション・画像のトリミング・図形の調節など
Access データベースの作成・顧客に合わせた項目のカスタマイズなど

実際に、上記のスキルを活用してお仕事に取り組んだ経験があると、採用でも評価されやすくなります。 実務経験がない場合は、MOSや日商PC検定などの資格を取得しておくのもよいでしょう。知識が身に付くだけでなく、一定のPCスキルがあることの証明にもなります。

正確でスピーディな事務処理能力

OA事務では正確でスピーディーな事務処理能力が必須です。OA事務のお仕事では、Excelでデータを集計したり顧客情報を管理したりするなど、幅広い事務作業を行います。こういった業務をミスなく正確に処理できるスキルは必要です。マルチタスクになることも多いため、必要に応じて関数やマクロなどを組み、業務を効率化するのも良いでしょう。 またOA事務では数字やデータを間違えず、正確に業務を行うだけでなく、スピーディーに対応できることも求められます。事務作業に遅れが生じると他の業務に支障をきたすため、正確性だけでなくスピードも重要です。

ビジネスマナー

OA事務では基本的に、PCを使って社内の事務処理を行います。しかし所属する部門によっては、社内外の担当者・関係者と業務上の連携が発生する可能性はあるため、最低限のビジネスマナーは身に付けておきましょう。

職場内でのコミュニケーション能力

OA事務では、職場内におけるコミュニケーション能力も必要です。 OA事務は、基本的に外出せず職場内でお仕事を行います。オフィスにいる時間が長いため、職場の方々と気持ちのよいコミュニケーションを日頃から取っておくことは欠かせません。良いコミュニケーションを取っておき、良好な人間関係を築くことは働きやすさに直結します。 「心を込めてお礼を言う」「わかりやすく報告する」「相手の目を見て話す」など、基本的なコミュニケーションを意識しましょう。

OA事務を希望する上であったほうがよい資格

OA事務を希望する場合は、以下のような資格を取得しておくとよいでしょう。

MOS ExcelやWordなど、Microsoft Office系ツールのスキルを身に付けられる
日商PC検定 文書作成や印刷設定、表の挿入など、実務を想定した幅広いWordのスキルを身に付けられる
Word文書処理技能検定試験 文書作成や印刷設定、表の挿入など、実務を想定した幅広いWordのスキルを身に付けられる
Excel表計算処理技能認定試験 グラフ作成やデータ集計、関数など、実務を想定した幅広いExcelのスキルを身に付けられる
PowerPointプレゼンテーション技能認定試験 アニメーションの設定や機能の応用など、実務を想定した幅広いPowerPointのスキルを身に付けられる
Accessビジネスデータベース技能認定試験 レポート作成やレコードの抽出など、実務を想定した幅広いAccessのスキルを身に付けられる

独学が難しければ、資格スクールに通って勉強するのもよいでしょう。資格スクールに通うのであれば、派遣会社を活用することもひとつの手です。派遣会社の中には、「登録者や就業者は提携スクールの受講費が割引される」という福利厚生を設けているケースもあります。アデコでも、派遣社員の方はWinスクールをはじめ大手の提携スクールの講座を特別価格で利用できるため、ぜひ活用してください。アデコと提携しているスクールについては、以下のページで紹介しています。

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OA事務に向いている人の特徴

OA事務に向いている人の特徴は以下の通りです。

  • 自分のPCスキルを生かしてお仕事をしたい人
  • 柔軟に物事に対応できる人
  • 細かい部分まで気を配れる人

自分のPCスキルを生かしてお仕事をしたい人

OA事務ではPCを使う業務がメインとなります。とくにMicrosoft Office系のツールを使う機会が多いため、「今までExcelの関数を実務で使っていた」「PowerPointでいくつもの資料を作成してきた」といった人にとっては最適な職種です。実務経験を持つ人は、企業側も即戦力として期待できます。キャリアのステップアップもしやすいため、自分のPCスキルを生かしたい人はOA事務を目指しましょう。

柔軟に物事に対応できる人

物事に柔軟に対応できる人もOA事務に向いています。 OA事務に限らず事務作業においては、納期が短い仕事が重なることもあります。緊急対応があったとしても、通常業務が大幅に遅れることは避けなければなりません。通常業務と並行して臨機応変な対応が求められるため、「落ち着いて柔軟に対処できる人」であれば、OA事務に向いているでしょう。

細かい部分まで気を配れる人

OA事務では、大量のデータ集計やグラフの作成など、細かい作業が多く発生します。とくに数字を扱うこともあるため、細かい部分にまで意識を向けることが必須です。万が一「顧客に提示するデータにミスがあった」「集計作業で入力する数字を間違えた」などが起きれば、業務に大きな支障をきたします。お仕事をスムーズに進めるためにも、OA事務で働く人は「細かい部分に気を配れる」ことが理想です。

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OA事務として働く魅力

OA事務には、以下のような魅力もあります。

  • 自分のスキルを実務で生かせる
  • 残業が少ないためワークライフバランスを成立させやすい
  • 未経験からでもチャレンジできる求人がある

自分のPCスキルを実務で生かせる

自分のPCスキルを実務で生かせることは、OA事務の大きな魅力です。スキルを身に付けるうえでは、もちろん資格を取得することも有効です。しかし知識をインプットするだけでなく、PCスキルを実際の業務に生かすことで、効率よく自分の能力を高められます。OA事務の実務を通じて能力を高められれば、ステップアップも期待できるでしょう。また、別会社の事務系職種で働く場合も、即戦力として重宝される可能性が上がります。

残業が少ないためワークライフバランスを成立させやすい

ワークライフバランスを両立させやすい点もOA事務の魅力といえます。OA事務のお仕事は、基本的には定型業務がメインとなります。一度お仕事のやり方を覚えて、計画的かつ効率よく進められれば、残業せずに帰宅できるようになるでしょう。残業があまり発生しないため、自分のプライベートを大切にしたい人にもおすすめです。

未経験からでもチャレンジできる求人がある

OA事務は高度なPCスキルが必要なため、実務経験を求められることが多いですが、中には「未経験可」としている求人もあります。未経験可の求人であれば、スキルがない状態から実務を通じて能力を身に付けられるため、今後のステップアップに向けた第一歩として活用できるでしょう。

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OA事務でスキルを身につけて今後のキャリアに生かそう

OA事務では、WordやExcel、PowerPointなどの応用スキルが求められます。OA事務にチャレンジする場合は、資格を身に付けたりPCスキルに関する講座を受けたりしましょう。OA事務として採用されれば、実務を通じて応用的なPCスキルを身に付けられるうえに、ステップアップにつなげられます。中には「未経験可」という求人もあるため、自分ができるお仕事の幅を広げたい人はチャレンジしてみましょう。 OA事務として働くのであれば、派遣会社の求人をチェックすることもおすすめです。派遣会社であれば、キャリアコーチのサポートを得ながら、自分の希望に合った求人を見つけやすいです。 アデコも派遣会社として、OA事務の求人を幅広く紹介しています。また、提携スクールを特別価格で受講できるなど、派遣社員の方のステップアップをサポートする体制も万全です。OA事務として働きたい人は、ぜひアデコの求人をチェックしてみください。

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