事務員とは?お仕事内容や必要なスキル、取得すべき資格などについて解説

事務員とは、企業活動で必要な幅広い事務作業を行う職種の総称です。未経験から挑戦しやすく、ワークライフバランスを大切にしながら働けます。業務の種類によっては、特定のスキルを身に付けてキャリアのステップアップにつなげられるでしょう。本記事では、事務員のお仕事内容や魅力、向いている人の特長などについて解説します。

事務員とは?

事務員とは、企業が活動する中で必要な各種事務作業を行う職種のことです。具体的な事務作業としては、以下が挙げられます。

  • 書類作成
  • ファイリング
  • 契約書の管理
  • 請求書や見積書の作成
  • データ入力
  • 郵送対応
  • 経費精算
  • 備品管理
  • 来客対応

主に営業やマーケティング、企画などのメイン業務をサポートするために行います。事務員の処理スピードや正確性によって、メイン業務の進捗に影響を与えることもあるため、まさに「縁の下の力持ち」といえるお仕事です。

事務員と事務職って違うの?

事務員と似ている言葉に「事務職」がありますが、両者に明確な違いはありません。企業や職場によって呼び方が異なるだけで、基本的な業務内容はほぼ同じと考えてよいでしょう。

事務員の具体的な仕事内容は種類によって異なる

上記で解説したお仕事内容は、あくまでも基本的なものです。より具体的なお仕事内容は、事務の職種によって異なります。

事務系職種の種類としては、例えば以下が挙げられます。

事務系職種の種類
お仕事の概要
一般事務 部署内のサポート業務を中心として、書類整理やファイリング、データ入力などの事務作業を行う
営業事務 顧客に提示する資料作成や契約書の作成、顧客情報の管理など、営業行為をサポートするための事務作業を行う
総務事務 施設・備品の管理など、部署をまたいだ企業全体の事務作業を行う
人事事務 採用活動や社会保険の管理、社員教育制度の整備など、人材に関わる事務作業を行う
経理事務 日々の入出金管理や決算報告書の作成、税務申告など、企業のお金周りに関する事務作業を行う
貿易事務 輸出入に必要な書類の作成や税関手続き、海外の取引先とのやり取りなど、スムーズに貿易するための事務作業を行う
学校事務 生徒や保護者対応、入試の準備、学内行事の開催など、学校運営で必要な事務作業を行う

希望する事務職の種類に合わせて資格を取得しておくのも効果的

上記のように、一言で「事務員」といってもさまざまな職種があります。紹介した事務系職種の中には、一般事務や営業事務などのように、資格をもっていなくても挑戦できるものも多いです。

とはいえ、企業に対するアピールポイントが多いに越したことはありません。資格を取得しておけば、就業前にお仕事の知識を身に付けられるうえに、業務に対する意欲もアピールできるでしょう。

事務員全般を目指すうえでもっておくべき資格としては、「TOEIC・日商簿記検定・日商PC検定・MOS」などが挙げられます。事務員のお仕事では、PC操作や簡単な数字の計算などが発生するため、知識として身に付けておくとよいでしょう。

また、専門性のある事務員のお仕事であれば、資格がより効力を発揮します。自分が希望する事務員の種類に合わせて適切な資格を取得しましょう。

事務員の魅力

事務員の魅力としては、以下が挙げられます。

  • ワークライフバランスを守って働きやすい
  • 幅広いキャリアにつなげやすい
  • 未経験OKの求人が多数ある

ワークライフバランスを守って働きやすい

事務員のお仕事は、ワークライフバランスを守って働きやすい傾向があります。毎日定型業務を処理するため、業務に慣れれば時間通りにお仕事を終わらせて、定時で帰宅することも可能です。

もちろん、事務員の種類によっては特定の時期が繁忙期になるケースもあります。例えば「経理事務なので月末の締め日は忙しい」「学校事務なので受験シーズンは忙しい」などが考えられるでしょう。とはいえ、繁忙期以外は定型業務がメインとなるため、自分のペースで仕事を進められる働きやすい環境といえます。

幅広いキャリアにつなげやすい

事務員の経験は幅広いキャリアのステップアップにつなげられます。上記で紹介したように事務員には多くの種類があり、就業する職種によっては特定のスキルを身に付けてステップアップにつなげやすいです。例えば「貿易事務で語学力や専門知識を身に付ける」「経理事務で会計処理の知識を身に付けて別業種の転職に生かす」といったことが挙げられます。

未経験から挑戦できる事務員の職種も多いため、ステップアップの一歩目として検討するのもよいでしょう。

未経験OKの求人が多数ある

「未経験OK」の求人が多数あることも事務員の魅力です。事務員のお仕事は、職種(語学力が求められる英文事務や貿易事務など)によっては実務経験を問われるものもあります。しかし未経験OKの求人がないわけではありません。

未経験OKの求人も多数あるため「ステップアップのために別職種に挑戦したい」という人にとっても魅力的でしょう。

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事務員はどんなところで働くの?

上記で解説したように事務員の種類は、一般事務や営業事務、経理事務、総務事務など幅広いです。これらの「営業サポートとしての事務処理」「企業全体の運営に関わる事務処理」「企業のお金周りを管理する事務処理」などは、業界を問わずどのような企業でも求められます。

事務作業がないという企業は存在しないため、事務員として働ける場所は幅広く存在します。そのため、急な転居でも、お仕事探しに困らないメリットがあります。

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事務系職種を目指すなら、ぜひアデコへご登録ください。アデコが選ばれる理由や強みは下記ページで解説しています。

事務員が向いている人の特徴

事務員が向いている人の特徴は以下の通りです。

  • 社内外でのコミュニケーションを適切に取れる人
  • スピーディーにお仕事をこなせる人
  • 細かい部分に気を配り正確にお仕事に取り組める人
  • 臨機応変な対応ができる人

社内外でのコミュニケーションを適切に取れる人

社内外で適切にコミュニケーションを取れる人は事務員に向いています。

事務員は基本的に業務に関わる担当者とやり取りするため、最低限のコミュニケーションスキルは必要です。挨拶、業務の確認・報告を中心に日頃から適切にコミュニケーションを取っておくことで、職場の人間関係を良好に保てます。人間関係が良好であれば、お仕事でトラブルや困ったことがあっても相談しやすいでしょう。

また、場合によっては来客対応で社外の方と接する機会もあります。言葉遣い、話し方など、最低限のビジネスマナーも身に付けておきましょう。

業務内容によっては社外の方とのコミュニケーションが多いこともあります。社外対応をする場合は、しっかりとした応対が求められます。

納期を意識して仕事をできる人

納期を意識し、計画的に仕事を巣進められる人も事務員に向いています。

事務作業では「納品日までに契約書を処理する」「決算期日までに書類を作成する」など、期日を設けられることが多いです。期日に遅れてしまうと、社内業務やクライアントとのやり取りに影響が出るかもしれません。

企業の活動をスムーズに進行するためにも、期日があるお仕事に対して計画性を持って取り組めることが大切です。

細かい部分に気を配り正確にお仕事に取り組める人

事務員のお仕事では、細かい部分にまで気を配り正確に進行できる人が求められます。

事務作業では、資料作成やファイル管理、数値の入力など細かい業務が多く発生します。万が一、記入漏れや入力ミスなどがあると、訂正・修正の時間を余計に要したり、他の業務を妨げたりすることもあるでしょう。例えば、経理事務なら「入力ミスがあり月締めの金額が合わない」、総務事務であれば「社内イベントで使う備品の発注を間違える」といったケースが考えられます。

上記のようなミスをなくすために、細かい部分にまで気を回して正確にお仕事できる人に向いています。

臨機応変な対応ができる人

臨機応変な対応ができる人も事務員に向いています。

事務員のお仕事では、毎日の定型業務だけでなく、突発的複数の業務が重なることもあります。例えば「緊急で納品が必要になったので書類を作成する」「備品が急遽足りなくなったので発注する」などです。

上記のような複数の作業を臨機応変に対応し、優先度をつけながらそれぞれの期日に合わせて進められるとよいでしょう。

未経験から事務員になるなら派遣がおすすめ!

  • 未経験OKの求人多数!
  • キャリアコーチから手厚いフォローを受けられる
  • スキルアップのための研修や講座も充実

未経験OKの求人多数!

派遣会社では未経験OKの求人が多数扱われており、初めての方でも事務系の職種に挑戦できます。また登録後に担当者がつき、ご自身の経歴やご希望に合わせたお仕事をご紹介します。

未経験でお仕事を開始するからこそ、お仕事内容の見極めと職場環境の相性は大切です。企業やお仕事を熟知している担当者に相談することで、より自分にあったチャレンジしやすい環境を見つけやすくなるでしょう。

キャリアコーチから手厚いフォローを受けられる

派遣会社を活用することで、就業後にキャリアコーチからの手厚いフォローを受けられます。

自分で未経験の職種に挑戦する場合、就業を開始した後も、お仕事に慣れるまでの間はなかなか大変です。

派遣会社を活用すれば、キャリアコーチから手厚いフォローを受けられるため、未経験の職種でも安心して挑戦できます。業務のわからない部分や未経験ゆえの不安点、人間関係の悩みなども相談できるでしょう。

スキルアップのための研修や講座も充実

派遣会社では、派遣社員のスキルアップを目的として、研修や講座を充実させているケースが多いです。資格取得のサポートを提供している派遣会社もあるため、働きながらスキルを高めたい人にぴったりでしょう。

研修制度について

例えばアデコの場合、派遣社員の段階に沿って教育訓練計画を策定し、定期的な研修を行っています。具体的な研修内容は以下の通りです。

研修名
対象者
研修内容
就業開始研修 初めて就業する人 派遣社員の心構えや基礎的なビジネスマナーなどについて研修する
年次研修(1~3年目) 1〜3年の継続就業が見込まれる人 クレーム対応方法やビジネス英会話、Microsoft Office系ツールの使い方などについて研修する
年次研修(4年目以降) 4年以上の継続就業が見込まれる人 PDCAサイクルの考え方やキャリアデザインなどについて研修する
アデコの教育研修について詳しくはこちら

講座受講について

さらにアデコでは、提携している資格スクールを特別価格で受講できます。

上記のように研修や教育制度が整備されている派遣会社が多いため、未経験から事務員を目指すのであれば活用してみましょう。

アデコの提携スクールについて詳しくはこちら アデコについて詳しくはこちら

事務員に挑戦して幅広いキャリアを目指そう

事務員のお仕事は、どのような業種の企業でも必須となるため、一定の需要はあるでしょう。未経験から挑戦しやすく、担当する業務によっては特定のスキルを身に付けられるため、キャリアのステップアップを考えている人にぴったりです。

未経験から事務員を目指すのであれば、上記で紹介したように派遣会社を活用することもおすすめです。派遣会社を活用すれば、就業中も含めて手厚いフォローを受けられるため、未経験からでも安心して働けます。

アデコでも、派遣社員の方を対象にした研修制度が充実しています。また、提携している資格スクールを特別価格で受講できる制度もあるため、スキルを身に付けたい人はぜひ活用してみましょう。

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