営業事務に向いている人・向いていない人の特徴は?

営業事務として就業したい方は、まず「自分が向いているか?」の確認が大切です。事前に向いているかを把握しておくことで、入社後のミスマッチを防げます。このページでは、営業事務に向いている人の特徴や、「向いていないかも」と感じたときに行うべき対策などについて解説します。

営業事務に向いている人の特徴

営業事務とは、営業担当者に関わる事務作業(資料作成や請求書送付、顧客対応など)を行う職種のことです。営業担当者がスムーズにお仕事に取り組めるよう、サポートを行います。営業事務の具体的なお仕事内容や必要なスキルなどについてはこちらをご覧ください。

この営業事務が向いている人の特徴は以下の通りです。

  • 営業チームのメンバーと協力してお仕事できる人
  • 営業担当者の求めることを先読みして動ける人
  • 緊急の顧客対応なども柔軟にこなせる人
  • 数字管理や資料作成が得意な人
  • 社内外の人物と適切にコミュニケーションが取れる人
  • 基本的なビジネスマナーを身に付けている人
  • 自社商品やサービスの内容を自発的に理解する姿勢がある人
  • 正確かつスピーディーに事務処理できる人
  • 誰かのサポートをすることが好きな人

営業チームのメンバーと協力してお仕事できる人

営業事務のお仕事は、営業担当者を含めたチームメンバーと協力して進めることが基本です。顧客からの要望や契約書類の期日などを適宜共有しながら進めることで、全員がスムーズに業務に取り組めます。

社内やクライアントに迷惑をかけないためにも、チームメンバーと協力してお仕事に取り組む意識を持っていることが理想です。

営業担当者の求めることを先読みして動ける人

以下のように「これから必要になる作業」を先読みして準備することで、営業活動をよりスムーズに進められます。

  • 契約を締結できそうな顧客の契約書を早めに準備しておく
  • プレゼンの日取りが近付いたら提案資料を作成しておく
  • 月末になる前に請求書を発行しておく

作業に慣れてくれば、「どのタイミングでどんな処理が必要になるか?」をある程度予測できるようになるため、日頃から意識しておきましょう。

緊急の顧客対応なども柔軟にこなせる人

営業担当者に代わり、以下のような顧客からの問い合わせに対応することもあります。

  • 商品購入を検討している顧客から簡単な機能の説明を求められる
  • サービスへのクレームを聞き入れる
  • 商品の使い方でわからない部分を質問される

こうした定型業務以外の対応も落ち着いてこなせる人であれば営業事務に向いています。

また、顧客の意向によって納品スケジュールが変更になることもあるでしょう。そのようなことが起きても、日々の定型業務を滞りなく進めつつ、緊急対応も柔軟にこなせることが大切です。

数字管理や資料作成が得意な人

営業事務では、担当者の案件獲得数や架電数など、営業活動に関わる数値管理を行うことも多いです。数値に間違いがあると営業担当者の成績や評価に関わることもあるため、ミスなく入力・チェックできるとよいでしょう。

また、顧客への提出資料を作成する機会も多く 、PowerPointやWordなどを駆使して見やすい資料を作れることも大切です。資料を作成する際は、必要な情報を抜け漏れなく載せつつ、視覚的に理解しやすいデザインを意識するとよいでしょう。

社内外の人物と適切にコミュニケーションが取れる人

営業事務では、社内の営業担当者や従業員だけでなく顧客とやり取りする機会もあります。「顧客の要望を正しく汲み取る」「職場の雰囲気を乱さないよう日頃から笑顔でやり取りする」など、状況に合わせて適切なコミュニケーションを行える人は営業事務に向いているでしょう。

基本的なビジネスマナーを身に付けている人

上記で解説したように、社外の人物とのやり取りが多いため、基本的なビジネスマナーも必要です。とはいえ、難しく考える必要はありません。以下のように最低限のマナーを身に付けていれば問題ないでしょう。

  • 正しい敬語で話す
  • 自然な笑顔で接する
  • トラブルがあった際に誠意を込めて謝罪する
  • 服装や髪型などの身だしなみに気を付ける

秘書検定などを取得しておくと、「ビジネスマナーが身に付いている」ということを客観的に証明できます。

自社商品やサービスの内容を自発的に理解する姿勢がある人

場合によっては、顧客からの製品やサービスに関する質問に回答する機会があります。具体的なクロージングは営業担当者が行いますが、簡単な質問には回答できるよう、最低限、商品・サービスの機能や特徴、プランなどを説明できる知識は身に付けておくとよいでしょう。

正確かつスピーディーに事務処理できる人

営業事務では契約書や提案資料など、顧客に提示する書類の作成や管理を行う機会が多く、期日を守る重要性が高いです。必要な書類の準備が遅れると他の業務に影響が出ることもあるため、正確かつスピーディーに事務処理できる人が営業事務に向いています。

誰かのサポートをすることが好きな人

営業事務のお仕事は、営業担当者がスムーズに業務を遂行できるよう陰ながら支えることがメインです。営業担当者を適切にサポートして、間接的に案件獲得成功に携われたり感謝されたりすることに喜びを感じる人であれば、営業事務に向いているでしょう。

「営業事務に向いていない」と感じるのはどんな時?

人によっては、以下のようなときに「自分は営業事務に向いていないかも?」と感じることがあります。

  • 数字を扱うことが苦手
  • スケジュール管理が苦手
  • PC操作が苦手
  • なるべくコミュニケーションを避けてしまう
  • 自分のお仕事を定量的に評価してほしいと感じる

しかし、営業事務に向いていないと感じた場合でも、工夫次第で改善できる可能性は十分あります。そのため、いきなり働く選択肢から除外せず、まずは改善できないか検討してみるとよいでしょう。

数字を扱うことが苦手

営業事務では、以下のように数字を扱う業務が多いです。

  • 営業担当者の案件獲得数や家電数などを管理する
  • 顧客への提案資料に数字を使ったグラフを挿入する
  • 請求書を作成する

グラフや請求書などの数字は細かいものが多く、ズレがあるとデータの結果や請求金額なども変わってしまいます。このような細かい数字をチェックして修正することが苦手な人は、営業事務が向いていないと感じるかもしれません。

ただし、基本的に資料は営業担当者や他の従業員がダブルチェックすることも多いため、そこまで気にしすぎる必要はありません。仮にミスがあっても、間違えた部分を把握して次回から修正できれば問題ないでしょう。

スケジュール管理が苦手

営業事務では顧客に提出する書類(提案資料や請求書など)の作成があるため、スケジュールを管理して期日を守る重要性が高いです。そのため、スケジュール管理が苦手でタスクに抜け漏れが起きがちな人だと、営業事務が向いていないと感じるかもしれません。

その場合は、「タスクが発生する度に付箋にメモする」「共有カレンダーに予定を入れて全員が確認できるようにしておく」などで対応しましょう。スケジュール管理は、上記のような「仕組み」で解決できるものも多いため、自分に合う方法を検討することが大切です。

PC操作が苦手

営業事務では、資料作成や受発注管理などでPCを使う場面が多いため、最低限のPC操作スキルは必要です。とくにPowerPoint・Word・Excelは扱えるとよいでしょう。

中には「素早く文字入力できる自信がない」「Microsoft Office系ツールを使ったことがない」などの理由で、苦手に感じることがあるかもしれません。しかし、PC操作については慣れの部分も大きいです。日々業務をこなしていれば最低限のデータ入力やツール操作はできるようになるため、気にしすぎる必要はないでしょう。

どうしても心配な場合は、PCスクールなどを利用してあらかじめ操作に慣れておくのがおすすめです。

なるべくコミュニケーションを避けてしまう

営業事務では社内外の幅広い人物とやり取りする機会も多いため、コミュニケーションを避けてしまう傾向にある人だと、営業事務に不向きだと感じるかもしれません。

とはいえ営業事務では、営業担当者のように「クロージングまでつなげられるレベルのコミュニケーション」を求められるわけではありません。「挨拶をする」「正しい敬語で話す」といった基本的な内容を押さえていれば大丈夫です。

自分のお仕事を定量的に評価してほしいと感じる

営業事務の役割はあくまで営業サポートであり、「新規顧客を獲得した」「売上に貢献した」など、定量的な評価は難しいです。そのため、自分の働きが成果として見えにくい部分に物足りなさを感じる方もいるでしょう。

お仕事に取り組む際は、例えば「顧客からの電話対応件数」「1日に作成した書類の枚数」など、自分なりの指標を設けてモチベーションを高める工夫を行うことが大切です。

事務職希望ならアデコへ!

アデコへの派遣登録をご希望の方

事務系職種をご希望ならぜひアデコへご登録ください。アデコが選ばれる理由、強みについては下記ページでご紹介しています。

「営業事務が向いている」と思ったら派遣会社を活用した就業も検討しよう

働きはじめてから後悔しないよう、まずは上記で解説した「営業事務に向いている人の特徴」に自分が当てはまるかを確認しましょう。

そのうえで「営業事務でお仕事を探したい」という場合は、派遣会社を活用することも有効です。派遣会社であれば、さまざまな求人の中から希望に沿ったお仕事を探してくれるため、自分で見つける手間がありません。

派遣会社によっては、派遣社員のステップアップを目的とした研修制度や、リフレッシュに活用できる福利厚生サービスなども完備しています。こうした手厚いサポートを受けながらお仕事に取り組めるのは、派遣会社ならではの魅力です。

アデコなら手厚いサポートを受けながら営業事務のお仕事を探せる

アデコにも、上記で解説したような研修制度や福利厚生サービスなどが充実しています。

例えば研修制度では、派遣社員の年次に合わせてビジネスマナーやMicrosoft Office系ツールの使い方、課題解決力の身に付け方など、さまざまな講座を提供しています。さらにキャリアコーチ制度も活用できます。一緒にキャリアプランを立てて、具体的な実践方法までアドバイスを受けられるため、お仕事での成長スピードをより早められるでしょう。福利厚生サービスとしては、各種レジャー施設の割引や育児支援、健康診断などを利用できます。

「未経験OK」というお仕事も数多く取り揃えているため、営業事務で働きたい方はぜひアデコの利用を検討してみてください。

「営業事務にチャレンジしたい!」と思ったらまずは求人をチェック!

営業事務を希望する場合、まずは「自分が営業事務に向いているか?」のチェックが大切です。自分に向いていると思ったら、求人をチェックして希望に沿ったお仕事があるかを探してみましょう。求人を探す際は、「収入」「勤務地」などで優先順位をつけると、迷わずにお仕事を見つけやすくなります。

手厚いサポートを受けながらお仕事を探したい方は、アデコのようにバックアップ体制が整った派遣会社の活用もぜひ検討してみてください。

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