リモートワークや働き方改革の推進を背景に、多くの企業で「業務効率化」が求められています。業務効率化を進めると、コストの削減や生産性向上などに繋がります。
しかし「どう業務効率化を進めれば良いのかわからない」「実施してもうまくいかず効率化を進められない」と悩むケースもあるでしょう。
この記事では、業務効率化の重要性やメリット、具体的な進め方やコツを解説します。業務効率化をうまく進められない時に見直すべきポイントや活用したいツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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業務効率化とは？
業務を進めるなかで起こる無駄やムラをカットし、業務の効率を上げることを「業務効率化」といいます。
発生しやすい無駄な業務の代表例は、以下です。
- データの手入力に時間がかかっている
- 機械への負荷が能力を超えている
- 従業員間で業務が重複している
- 一人の優秀な従業員に業務が集中している
- 業務を完了するまでに不要な工程が多い
- 時期によって業務の負担が大きく増減する
業務効率化を進めると、業務にかかる時間を短縮でき、短い時間内で利益を最大限に挙げられます。
業務効率化のメリット
業務効率化のメリットは以下です。
- 無駄なコストを削減できる
- 従業員のモチベーションアップに繋がる
- 生産性が向上する
それぞれ詳しく解説します。
無駄なコストを削減できる
業務を効率的に行えると、時間や人件費などさまざまな無駄コストを削減できます。業務にかかる時間を削減できると残業も減るため、その分の残業代がかからない点もメリットです。
無駄な業務がなくなると、仕事のスピードアップに繋がり、削減できた時間をほかの業務や従業員の自己研鑽に使えます。
従業員のモチベーションアップに繋がる
不要な業務から離れられる環境が整うと、従業員一人ひとりの業務の負担が減り、働きやすさに繋がります。無駄がなくなると重要な業務に集中して取り組めるため、業務のクオリティ向上も目指せるでしょう。
また、給与や福利厚生などを見直すと、離職率の低下も期待できます。社員が会社に定着しやすいため、採用にかかるコストを削減できます。
生産性が向上する
業務にかかった時間に対して、どれ程度の成果を得られたかを示すものが生産性です。業務効率化が進むと、少ない時間で成果を上げられ、生産性向上を目指せます。
人手が足りず取り組めていなかった業務など、新たな取り組みにトライする余裕ができるため、新たな事業を開拓できる可能性もあります。生産性が上がると利益率の上昇も目指せるでしょう。
業務効率化の進め方
続いて、業務効率化をどう進めると良いか、具体的な方法を順序に沿って解説します。
- STEP1.現状の業務を可視化する
- STEP2.課題を洗い出して優先度を決める
- STEP3.スケジュールを立てる
- STEP4.業務改善策を実行
- STEP5.効果検証を行う
STEP1.現状の業務を可視化する
まずは、現時点の業務内容を可視化し、どこに無駄が隠れているか確認しましょう。現状を把握できていないと、最適な改善策を練られません。
具体的には、業務に関わる従業員の人数や部署、必要なツールやスキル、業務の工程、かかる時間などを可視化します。重複した業務や不要な業務を見つけやすくなり、 短時間で効率化を図れます。
STEP2課題を洗い出して優先度を決める
業務を可視化できたら、どの部分に課題があるか透明化していきます。課題や問題点を洗い出して、リスト化するとわかりやすいです。
課題を出せたら、その中で優先度をつけましょう。多くの課題を一気に改善しようとすると、かえって効率が悪くなってしまいます。
その際、解決すると、最も効率が上がりそうな課題から取り掛かるよう計画を立てます。主に、工数や携わる従業員が少ない業務、マニュアル化しやすい課題、発生する回数が多い課題が優先されます。
STEP3.スケジュールを立てる
課題の優先度が決まったら、業務効率化のスケジュールを立てます。業務効率化にいつから取り組むのか、どういった順番で取り組むのか、具体的に決めていきましょう。
いつまでに業務の効率化を図るのかを決めなければ、課題が解決されない状態が続く可能性があるため、可能な限り詳しいスケジューリングが大切です。
STEP4.業務改善策を実行
スケジュールが決まり次第、業務改善策を実行しましょう。急に実施すると、現場の受け入れ態勢が整っておらず、混乱に繋がる可能性があるため、新たに導入するシステムがある場合は、導入前にマニュアルを作成して担当社員に共有するなど対策を行ってください。
また、繁忙期は避けるなど工夫も必要です。よりスムーズに業務改善を進めたい場合は、業務のテスト期間の設置も検討してください。
STEP5.効果検証を行う
ただ計画を実施するだけでは、改善された状況の定着は難しいです。スケジュールを遂行したら、実際にどれほど業務効率が改善されたかを確認しましょう。
検証すると、思うほど効果が出ていないケースもあります。課題改善に最適な方法であっても、一定期間運用しないと、効果が出るかどうかわからない場合も多いです。定期的に確認し、内容のアップデートを行いましょう。
業務効率化を成功させるコツ
続いて、業務効率化を成功させるコツを解説します。
- 効率化したい業務を明確に洗い出す
- マニュアルを作成する
- 無駄な業務を思い切ってやめる
- アウトソーシングを活用する
- 変化を恐れずに改善する
- 適したシステムやツールを導入する
- 社内の情報共有を徹底する
効率化したい業務を明確に洗い出す
前述のとおり、まずは効率化したい業務を明確化させましょう。どの業務の無駄を省きたいのか、非効率な点はどこかを洗い出すと、より効率的に業務を改善できます。
担当者への聞き取りや現状の確認を通し、全体像を見直しましょう。浮かび上がってきた無駄な業務はリスト化すると、関係する社員に幅広く認知を図れます。
マニュアルを作成する
業務内容やコツをマニュアルにまとめると、業務を効率化しやすいです。マニュアル作成は、定型化できる業務や、発生する頻度が高い業務に対して有効な方法です。
わかりやすいマニュアルがあると、誰が業務を担当しても同等の結果を得られます。人によって業務にかかる時間や品質に差ができやすい場合も、マニュアルがあると作業を進めやすいでしょう。
無駄な業務を思い切ってやめる
定例化している不要な会議、作成しても活用していない資料作成などが挙げられるなら、思い切ってやめてしまうのもひとつの手です。最もシンプルに業務効率化ができる方法で、効果検証もしやすいでしょう。
業務内容を洗い出していると、予想外な場所に重複している業務が隠れているかもしれません。複数人で同じ作業をしているなら、一人にまとめると効率化が叶います。
また、手作業で行う計算やデータの入力など、ミスが発生しやすい業務を自動化する方法も検討すると良いでしょう。ミスが減ると、業務のスピードや質が上がります。
アウトソーシングを活用する
アウトソーシングとは、定型的な業務の一部もしくは全てを外部に委託する方法です。人件費や業務工数の削減に効果的で、社員が行うよりも、スピーディーに高い結果を得られるかもしれません。
特に、広報業務やメール配信、Webサイトの制作などの分野で、アウトソーシングが活用されています。
幅広い業務に対応可能なアウトソーシングサービスをお探しなら、アデコ BPO・アウトソーシングサービスをぜひチェックしてください。
変化を恐れずに改善する
慣習化されていると、制度やシステムに変化を加えるのは難しいと感じるかもしれません。
しかし、思い切って組織体制を変更する、職場環境を変える、業務の担当を変えると、簡単に業務効率化が叶う場合も多いです。
突然変化させるのは不安、反対意見が出そうだと感じる場合は、すぐに全てを変えるのではなく、段階的に変化させると良いでしょう。
適したシステムやツールを導入する
探してみると、業務効率化に役立つシステムやツールはいろいろとリリースされています。初期コストをかけてでも適したものを導入すると、早く業務効率化が実現するケースもあるでしょう。
勤怠管理システムやチャットツール、オンライン会議ツールなどがあるため、各職種にあったツールを選んでください。適したシステムやツールを導入すれば、ペーパーレス化にも繋がり、さらにコストを削減できます。
社内の情報共有を徹底する
社内で共有したい情報がある時、正確に素早くシェアできるツールがあると効率的です。情報共有が円滑だと、情報をすぐに社内全体で共有できるため、常に最新の情報にアップデートが可能です。
社内の情報をデータベース化し、共有できる体制が整っていれば、異動などの際もスムーズに引き継ぎが行えるでしょう。
業務効率化がうまくいかない時はどうする？
業務効率化を実践しても、うまくいかない場合もあるでしょう。うまく業務効率化が進まない時に、改善する方法を解説します。
- 改善策をひとつずつ試す
- 従業員一人ひとりが改善意識を持つ
- 効果検証とフィードバックを徹底する
業務効率化がうまく進まない場合は、ぜひ上記の方法を試してください。
改善策をひとつずつ試す
改善点が洗い出された時、複数の課題を一気に改善しようとすると、かえって効率が悪くなってしまうかもしれません。一気に試そうとせず、ひとつずつ課題を解決しましょう。
また、いくつも同時進行で改善を進めようとすると、全てが中途半端で終わってしまう場合があるので、優先度をつけて、早く改善すべき事項から試してください。従業員一人ひとりが改善意識を持つ
良い改善策を行っても、従業員の意識を変えなければ改善率は下がってしまいます。業務に発生しているムダを従業員も把握し、改善しようとする姿勢が大切です。
また、改善策を実施するだけでは、良い状況を長く保てません。都度従業員に定着しているかどうか確認し、定着を目指しましょう。
効果検証とフィードバックを徹底する
新しいシステムやツールを導入しただけで満足しないよう、導入後は、想定した効果がどれくらい出たか、効果検証を行いましょう。
優れたシステムを導入したからと、効率化が成功するわけではありません。業務内容にあっていなければ、かえって効率が下がるケースもあるでしょう。実施して終わりではなく、定期的に修正を加えて最適化する作業を怠らないでください。
業務効率化に活用できるシステム
業務効率化に活用できるシステムは以下です。
- メモ機能
- クラウドストレージサービス
- オンライン会議ツール
- 顧客管理ツール
- チャットツール
- タスク管理ツール
- RPA
- アウトソーシング
特徴やメリットが異なるため、効率化したい業務に適したシステムを導入しましょう。
メモ機能
さまざまなデーターを保存、記録できるメモ機能は、無料で使える場合も多いです。デフォルトでパソコンに備わっているメモ機能だけでなく、クラウド上に保存して複数人とメモを共有できるアプリも存在します。
公開範囲を決めれば、自分用メモとビジネス用メモの使いわけも可能です。社内でメモを共有したい場合などにも役立つでしょう。
クラウドストレージサービス
クラウド上でデータのやり取りや共有ができる「クラウドストレージサービス」を導入すると、業務を効率的に行えます。有料のサービスも多いですが、無料でも十分に使えるサービスが展開されています。
アクセスを許可された社員はいつでも情報を共有でき、出張先や自宅からも確認可能です。情報共有を滞りなく行えるため、業務の停滞を防げて効率化を進められるでしょう。
オンライン会議ツール
オンライン会議ができるツールは、会議にかかる時間の短縮に役立ちます。オンライン会議ツールを活用すれば、その場にいなくても会議に出席できるため、出張先や他部署からも参加可能です。
オンラインでの会議では、移動時間や待ち時間を考える必要がありません。自宅からも参加できるため、テレワークでも活用できます。
顧客管理ツール
顧客管理ツールのCRM（Customer Relationship Management）を導入すると、顧客情報を一括で管理できます。顧客とのやりとりを細かく記録できるものも多いため、顧客満足度の向上にも役立つでしょう。
スマホやタブレットを使用して、どこからでもアクセスできるため汎用性も高いです。
チャットツール
部署内や社員同士でうまく連携が取れず、作業に滞りが発生しているなら、チャットツールを使用するとコミュニケーションを円滑に行えます。
メールよりもスピーディーに情報をやり取りできる上、チャット履歴が残るため、後からも内容を確認しやすいです。口頭での説明では漏れが生じる恐れがある反面、チャットツールを使えばその心配はありません。
タスク管理ツール
タスクを部署内や社員間でシェアしやすくなる管理ツールは、業務の進み具合を可視化できます。導入すると業務の優先順位を決めやすく、業務に取りかかるまでのスピードアップにも繋がります。
個人のやるべき仕事もわかりやすくなり、業務を進めやすくなる点もメリットです。タスクの遂行に遅れが出ている社員に対するサポートも行いやすいでしょう。
RPA
RPAとは、パソコンで行う定型的な作業を自動化できるツールで「Robotic Process Automation」の略称です。
データ入力や議事録の文字起こし、アプリケーション間のデータ受け渡しなどを自動化すると、効率化を図れます。RPAを導入すると、単純作業にかかる時間や手間を軽減できるでしょう。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外部の会社に委託することです。アウトソーシングで委託できる業務は、大量のデータ入力や専門性の低い業務など、マニュアル化しやすいものが優先されます。
単純作業を外部に委託すると、担当社員はほかの業務に時間を使えるため、重要な業務に向き合う時間が増えて企業の利益にも繋がりやすいです。
アウトソーシングサービスにはさまざまな種類が存在しますが、アデコBPO・アウトソーシングサービスなら、これまでに累計12,000件以上の業務を受託しており、多くの実績があります。
コンサルティング機能も充実しており、委託した業務を行う以外に企業の課題解決やレベルアップに貢献します。実績豊富なアウトソーシングサービスを選びたいなら、アデコBPO・アウトソーシングサービスをぜひ一度チェックしてください。
BPO・アウトソーシングサービス
Adeccoではアウトソーシングサービスを提供しています。25年以上の経験と800名のプロフェッショナルが、お客様の課題発見や解決を図り、業務の最適化を行います。
事務や営業、採用など、幅広い業務に対応しているため、アウトソーシングを導入する際は、ぜひご検討ください。
まとめ
業務効率化は、業務に生じている非効率な工程をなくし、業務の効率を上げることです。効率化を進めると、コスト削減や業務内容のクオリティ向上などを目指せます。
業務効率化を行う場合、まずは現状の業務内容を把握し、課題を洗い出しましょう。効率化を進める際は、適したマニュアルを作成する、思い切ってムダを省くなどが大切です。
手間を省くために、タスク管理ツールやクラウドストレージサービス、アウトソーシングなどの便利なツールやシステムの導入を検討すると良いでしょう。
効率的な課題解決が可能なアウトソーシングを探しているなら、アデコ BPO・アウトソーシングサービスがおすすめです。経理や営業、採用代行など幅広い業務を請け負っているため、気になる方はぜひ一度チェックしてください。
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