シェアードサービスとは？
BPOとの違いやメリットとデメリットを解説

シェアードサービスとは

シェアードサービスとは、グループ企業の基幹業務を1ヶ所に集約し、グループ全体の経営の効率化やコスト削減を図る手法です。企業によって異なりますが、主に間接部門（売上に直結しない業務を担う部門）が対象となります。

• 経理
• 人事
• 総務
• 法務
• 営業事務
• 情報システム など

なかでもシェアードサービスの対象になりやすいのは、マニュアル化しやすいルーチン業務などです。

なお、シェアードサービスの運用方法には、親会社内に別組織（シェアードサービスセンター）を設置する方法と、グループ内で子会社（シェアードサービス会社）を立ち上げて運用する方法があります^※。

※シェアードサービスセンター（SSC）とは、グループ企業の基幹業務を集約して運用する組織です

BPOとの違い

シェアードサービスと比較される機会が多い手法に「BPO」が挙げられます。

BPOは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略語で、企業の業務プロセスの一部を外部の専門業者に委託し、効率的な業務運用を図る手法です。

シェアードサービスとBPOは、業務効率化やコスト削減を目的に導入される点では共通しています。また、BPOもシェアードサービスと同じく、主に間接業務が対象です。

ただし、グループ内の別組織に委託するシェアードサービスに対し、BPOは外部の企業に委託するアウトソーシングの一形態である点が異なります。

なお、アウトソーシングは一般的に案件ごとの外部委託をさしますが、BPOでは業務の企画と設計から実施までの一括委託が特徴です。

近年、シェアードサービスで最大限の効果を得るためにBPOを活用する企業も増えています。BPOの概要や導入するメリット・デメリット、進め方は以下の記事で詳しく解説しているため、あわせてご覧ください。

関連記事：BPOとは？ 導入するメリットやデメリット、進め方のポイントなどを解説

シェアードサービスが注目されている理由

近年、専門人材の不足や働き方改革などを背景に、シェアードサービスへの注目が高まっています。

シェアードサービスは、比較的新しい経営手法で、1980年代に米国のGE社（General Electric社）の導入が起源といわれています。

その後、米国の大企業などでERP（企業資源計画）が導入されたことなどを背景に、さまざまな企業でシェアードサービスの導入が進みました^※。

2000年前後の上陸以来、日本でも大企業を中心に導入が進んできましたが、昨今再び注目が集まっています。

注目の背景にあるのは、専門人材の不足や働き方改革です。少子高齢化が進む日本では、多くの業界が慢性的な人手不足に悩まされています。

こうした現状を踏まえ、より少ない人数で間接業務を行うことや、作業時間の短縮などを目的に、シェアードサービスの導入を検討する企業が増えています。

※企業資源計画とは、企業の経営資源を一元管理し、企業全体の最適化を目指す経営手法です

シェアードサービスを導入するメリット

シェアードサービスの導入によって期待できる主な効果は、以下のとおりです。

• 業務品質が向上する
• コストを削減できる
• グループ全体のガバナンスを強化できる
• ノウハウを蓄積できる

業務品質が向上する

シェアードサービスを導入すれば、業務品質の向上が期待できます。

業務をひとつの組織に集約するには、業務の標準化が必要です。標準化が進めば、業務担当者ごとのばらつきが少なくなり、一定の品質を維持しやすくなります。

また、シェアードサービスでは特定業務の担当者が異なる部門の業務を横断的に担当するため、専門性や正確性を高められるでしょう。さらに、間接業務の集約によって直接業務（開発や営業など）に注力しやすくなれば、結果としてグループ全体の品質と生産性向上も期待できます。

コストを削減できる

個々の企業や部門ごとに管理していた業務を共通化すれば、人材やシステムなどのリソースを個別に用意する必要がなくなるため、運用コストを削減できます。

シェアードサービスの導入によって生産性が向上すると、より少ない人数で業務を行えるでしょう。さらに、業務がうまく標準化されれば、特定のスキルや知識を持たない人材も業務を遂行でき、人件費の削減につながります。

グループ全体のガバナンスを強化できる

グループ企業の基幹業務を集約すれば、各社の業務を可視化でき、グループ全体のガバナンス強化が図れます。ガバナンスとは、不正や不祥事を未然に防止し、企業を健全に運営するための仕組みです。

各社の情報を一元管理することで不正や不祥事が起きにくくなれば、社会的信用を得やすくなり、企業価値の向上が期待できるでしょう。

ノウハウを蓄積できる

シェアードサービスは、グループ内に業務を集約させる手法のため、知見やノウハウが社内に蓄積されます。ノウハウを蓄積すれば、利益を生み出す部門として業務の受託を視野に入れることも可能です。

シェアードサービスを導入する際の注意点

シェアードサービスは、コスト削減や業務効率化が見込める手法ですが、注意点もあります。

• 業務の標準化に労力がかかる
• モチベーション維持やキャリアパスへの取り組みが求められる
• トラブル時に対応しにくくなる

業務の標準化に労力がかかる

シェアードサービスを導入するには、グループ企業ごとの業務を見直して標準化しなければなりません。グループ企業間で業務フローやシステム、ルールなどが異なるため、調整は避けられず、大きな労力がかかります。

また、導入当初は間接業務を現場から切り離し、別の組織に集約したことによる損失が生じるため、すぐに効果が得られるわけではありません。さらに、業務フローやシステムを十分に整備できなければ、単に業務を1ヶ所に集中しただけとなり、十分な効果が引き出せない結果に終わる可能性があります。

シェアードサービスを成功させるには、組織横断的な業務改革を実行するリーダーシップやプロジェクト管理能力が必要です。

モチベーション維持やキャリアパスへの取り組みが求められる

シェアードサービスを導入すると、集約された業務を担当する従業員のモチベーションが低下する、またはキャリアパスを描きにくくなる可能性があります。

シェアードサービスでは、間接業務のなかでもマニュアル化しやすい業務を集約する場合が多く、業務が単調になりやすいからです。

従業員のモチベーションが下がれば、生産性や品質の低下にもつながりかねません。従業員のモチベーション維持や人材確保と育成のためには、明確な人事評価指標の設定や資格取得支援制度を確立するなどの取り組みが不可欠です。

トラブル時に対応しにくくなる

シェアードサービスを導入すると、各企業の専門知識を持った従業員が別の組織に集約されます。

集約によって直接業務に注力しやすくなる一方で、間接業務を担当する従業員が社内にいなくなるため、トラブル時に対応が遅れる可能性があります。

イレギュラーが起きた時も素早く対応できるよう、シェアードサービスセンターに問い合わせ対応の窓口を設置するなどの対策が求められるでしょう。

シェアードサービス導入の流れ

シェアードサービスを導入しても、単に業務を集約させるだけでは十分な効果が得られない可能性があります。シェアードサービスの導入は、順を追って計画的に進めることが大切です。

1. ①計画を策定する
2. ②課題を把握する
3. ③業務フローや人員体制などの詳細を設計する
4. ④業務を移管する

1計画を策定する

シェアードサービスを成功させるには、導入する目的や期待する効果などの基本構想を明確に設定し、関係者に共有する姿勢が重要です。その上で、導入計画から導入後までの計画を立てましょう。

2課題を把握する

業務調査を実施し、各企業の現状を把握します。

• 業務内容
• 業務工数
• 業務フロー
• 情報システム など

現在の課題を踏まえ、業務改革の検討や集約する業務の選定を行います。調査と分析の結果によっては、シェアードサービス以外の手法を検討するほうが良い場合もあります。

3業務フローや人員体制などの詳細を設計する

次に、シェアードサービス導入後の業務詳細を設計します。

• 新業務フローの設計
• システムの見直し
• コスト試算
• KPI設定
• 人員体制と運営ルールの決定
• 効果の試算 など

その際、シェアードサービスセンターとグループ会社の業務の役割分担を明確にしてください。

また、業務の標準化がスムーズに進むよう、業務マニュアルやチェックリストの整備なども行います。

4業務を移管する

シェアードサービスセンターに移管し、テスト運用を実施します。一般的に、シェアードサービスセンター担当者と既存の担当者が一緒に業務を行いながら、数ヶ月かけて引き継ぎを完了させます。

導入後も定期的に振り返り、改善点の抽出・対応を行いながら効果的なシェアードサービスの実現を目指しましょう。

シェアードサービスで業務効率化を図るなら、BPO・アウトソーシングも視野に

シェアードサービスを成功させるには、横断的な業務改革やシステムの統一化が必要です。業務がうまく標準化されないまま業務を集約させただけでは、業務効率化やコスト削減などの本来の目的を達成できない可能性もあります。

また、集約された業務を担当する従業員のモチベーション維持やキャリアパス形成への取り組みも求められるなど課題も多く、自社だけで効果的なシェアードサービスを実現するのは容易ではありません。

シェアードサービスの導入を検討する際は、BPO・アウトソーシングも視野に入れましょう。シェアードサービスのBPO・アウトソーシングによって社内で行う必要のない定型業務を切り出せば、コア業務に集中しやすくなり、業務効率化が図れます。専門的な知識やスキルを持ったプロにアウトソーシングすれば、業務品質の向上も期待できるでしょう。

25年の歴史や実績を持つアデコのBPO・アウトソーシングサービスでは、いままで業務や業種を問わずさまざまなニーズに対応しています。

社内認定資格を持つ優秀なスーパーバイザーによるBPR（業務改革）を実現し、受託した業務の最適化にとどまることなくお客さまの課題をともに解決していきます。

インターネットからのお問い合わせも受け付けているので、シェアードサービスをご検討の企業担当者様はぜひお気軽にご相談ください。

まとめ

シェアードサービスとは、グループ企業の基幹業務を1ヶ所に集約し、業務効率化やコスト削減を図る経営手法です。主に、経理、人事、総務、情報システムなどの間接部門が集約されます。

シェアードサービスを導入すれば、コスト削減や業務品質向上などが見込める一方で、業務の標準化に労力がかかる、従業員のモチベーションが低下するなどの課題もあります。

シェアードサービスの導入を検討する際は、BPO・アウトソーシングもご検討ください。アデコのBPO・アウトソーシングサービスでは、社内認定資格を持つ優秀なスーパーバイザーが800人以上在籍しています。シェアードサービスに関するお悩みはぜひアデコにご相談ください。

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