新たに派遣社員を受け入れる際に派遣元から雇用保険被保険者証と健康保険証のコピーが送付されてくるのですが、このコピーの保存期間は何年間でしょうか。
保存期間は定められていません。雇用保険、健康保険の加入状況を確認したら破棄又は派遣元に返却しても差し支えありません。ただし、確認の記録程度は残していただいたほうが良いと思います。
派遣先の派遣社員の保険加入状況の確認付いて派遣先指針に次のように定められています。
派遣先は、労働・社会保険に加入している派遣労働者を受け入れるべきものであり、派遣元事業主から労働・社会保険に加入していない具体的な理由の通知を受けた場合において、当該理由が適正でないと考えられる場合には、派遣元事業主に対し当該派遣労働者を労働・社会保険に加入させてから派遣するよう求めること
派遣先が加入状況を確認できるよう、派遣開始時に派遣元から通知を行ってきましたが、2015年の派遣法改正により、加入状況の通知と合わせて派遣元事業主は被保険者証の写し等の加入させていることがわかる資料を派遣先に提示、または送付することになりました。保険加入がわかるものなので、被保険者証のコピーに限定されず、その他の加入がわかる資料を送付することもあります。また、保険加入の確認は初回だけ実施すればよいので、契約更新で同じ派遣社員を受け入れる場合は、その派遣社員の健康保険証等のコピーは送付されません。
改正により派遣先も「派遣元事業主から送付されてくる被保険者証の写し等を確認すること」となりました。求められていることは、保険加入していることの確認であり、被保険者証のコピー等を保管する義務までは定めていません。もちろん、派遣先でコピー等を保管することは差し支えないのですが、派遣社員の個人情報となるため管理に気を使う必要があります。
POINT保険未加入者の場合の注意点
健康保険、雇用保険に加入していない場合、保険証のコピー等は送付されません。保険加入状況の通知欄に加入しない理由が記載されていますので、適切な理由であることを確認してください。
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雇用保険が適用されない適切な理由は、以下のどちらかです。
- ①週の所定労働時間が20時間未満のため
- ②雇用契約が31日以上継続する見込がないため
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社会保険が適用されない理由は、以下のいずれかです。
- ①週所定労働時間が通常の労働者の3/4未満のため
- ②労働契約が2カ月未満のため
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短時間労働者で以下のいずれかに該当するため
- (1)週所定労働時間が20時間未満である
- (2)月額賃金88,000円未満である
- (3)1年以上雇用見込がない
- (4)学生である
Profile
社会保険労務士 中宮 伸二郎 （なかみや しんじろう）
立教大学法学部卒業後、流通大手企業に就職。2000年社会保険労務士試験合格し、2007年社会保険労務士法人ユアサイド設立。労働法に関する助言を通じて、派遣元企業、派遣社員双方に生じやすい法的問題に詳しい。2007年より派遣元責任者講習講師を務める。
