月次決算は、経理職なら毎月対応する可能性の高い重要な業務。しかし、その作業項目は多く、スケジュールはタイトで、流れがしっかりと把握できていなかったり、ブランクがあって不安だったりする方も多いのではないでしょうか。今回は、今さら人には聞きづらい、月次決算の概要についてご紹介します。目的やスケジュール、ポイントをおさらいして、自信を持って月次決算に取り組みましょう。
月次決算とは？
決算は経営成績と財政状況を確定することです。この作業を、1ヵ月単位で行うのが「月次決算」となります。営業成績や財政状態など、経営管理に役立つ情報を経営層に提供するために行います。
年次決算との違い
1年単位で行う年次決算は、会社法や金商法、法人税法などの法律によって、実施することが義務付けられています。対して月次決算は、それぞれの月末を決算期末として決算書を作成するもので、あくまで企業が任意で行うものです。そのため、月次決算はどの企業でも必ず行うものではありません。
また、年次決算は1年間の売上実績を損益計算書と貸借対照表にまとめて、株主などに情報提供することを目的としています。一方、月次決算は株主への報告が目的ではなく、経営者が今後の経営方針や戦略を考える上での参考資料として作成します。経営状況をより深く把握するために、損益計算書の作成に重点を置かれるケースが多いです。
目的と必要性
月次決算は、年次決算業務の負担を軽減するというメリットがあります。年次決算は、1～2ヵ月以上かけて集中的に取り組むものです。
月次決算を行うメリットとして何よりも大きいのが、リアルタイムで業績を管理し、年度計画を立てて利益を予測できるという点です。売上高や利益を具体的な数字で提示できるため、状況が悪いときに原因を究明して、早めに適切な対策を打つことが可能です。
また、生産状況や先方の検収遅れ、債権の回収遅れなどの問題も早期発見でき、適宜対応することで健全な経営を実現することが可能になるでしょう。年度決算で利益が多く出そうだと予測される場合は、先んじて節税対策を講じることができますし、納税額を予測して資金を確保することも可能です。
経営者は、予算の計画と現状を比較し、今後の対策を考えていきたいため、KPIとの差異がわかるよう決算をまとめていくと良いでしょう。その上で、部署ごとの課題に応じて適切に戦略を修正していくことで、企業全体の業務改善にもつなげることができます。
月次決算の流れ
月次決算業務で意識すべきなのは、スピードと正確性です。段取りやスケジュールは年次決算と大きく変わりませんが、作成に1ヵ月以上かけてしまうと、通常業務に大きな支障が出ます。遅くとも半月以内には作成するようにしましょう。
できる限り早く月次決算を完了させるためにも、流れを把握して取り組むことが重要になるのです。それでは、一般的な月次決算の流れについて見ていきましょう。
1.残高確認
まずは、現金・預金勘定の帳簿残高と、実際残高に差異がないかを確認します。金庫に保管している現金を数え、通帳記帳で預金の実際残高を確認し、帳簿残高と差異がある場合はその原因を追究して修正しなければなりません。
日々の出納業務で現預金は仕訳しているかと思いますが、月末は特に注意して残高を確認しましょう。
2.月次棚卸高の確定
月末の在庫金額を確定します。なお、月次で棚卸しており、棚卸資産管理の手続きが整備されている場合に限りますが、四半期決算や年次決算の実地棚卸を省略できる場合があります。
3.仮勘定の整理
仮払金や仮受金など、一時的な仮勘定の内容を精査し、正しい科目に振り替えて整理します。仮勘定のままでは、その月の経営状況がわかりづらくなってしまいます。
4.経過勘定の計上
発生主義の場合、前払費用や未払費用といった費用が、月をまたいでしまったときの処理を行います。スピーディーに計上するために、対象科目や計上基準をあらかじめ設定しておきましょう。経過勘定により費用を損益計算書に反映することで、その月の経営状況の把握がより正確になります。
5.減価償却費・退職給付費用の計上
減価償却費や退職給付費用などの期末確定費用は、年間費用を見積もった上で、月次の費用として12分の1の金額を計上します。賞与や固定資産税、各種保険料、労働保険料なども月割計上処理が必要です。
6.月次試算表の作成
仕訳を総勘定元帳に転記し、月締めした月次試算表を作成します。勘定科目の貸借それぞれの合計を記入した「合計試算表」と、勘定科目の残高のみ記載した「残高試算表」、どちらも記載した「合計残高試算表」があります。どれを作成するかは、通常、企業で決まっています。
7.月次業績報告
月次業績を報告するために、月別の予算や前年同月実績との比較資料などを作成し、年間計画との差異を予測して経営状況を把握できるようにします。これを基に、経営層が当月以降の活動を検討します。
月次決算のポイント
月次決算をまとめるのに時間がかかってしまうと、ほかの業務を圧迫するだけでなく、経営判断の遅れにつながります。業務が滞り遅延を発生させないためにも、どのようなポイントに注意すべきかご紹介します。
経費精算の締め日を徹底する
月次決算を期日どおりに行うには、請求書や納品書、経費精算の伝票などを、各部署から期限までに確実に提出してもらわなければなりません。月次決算の遅れは、大半がこの遅れによるものといってもいいでしょう。
各部署での処理業務が遅れると、その後でまとめる経理部門の作業にも大きく影響します。締切日を社内にアナウンスして、早めに書類を集めるようにしてください。また、社外の取引先にも、締切日厳守に協力してもらうべきです。
締切日を厳守してもらうためにも、月次決算の目的とスケジュールを社内で共有することをおすすめします。企業にとって重要な業務であることを理解してもらうことで、自分事としてとらえられるようになり、スムーズに業務を進行できるようになるでしょう。
早くまとめることが重要
月次決算は、経営判断にも関わる重要な業務なので、素早くまとめることが重要になります。そのため、給与計算など、締切りが明確な業務と同じように、締切日を決めて集中して取り組むことをおすすめします。
例えば、月初めの3日間は月次決算業務の日と決めて社内にも共有し、ほかの仕事が入らないようにすることで仕事がはかどるはずです。部署でルールを決めて取り組めば、遅延することなくスケジュールどおりに進行しやすくなるでしょう。
ポイントを押さえて月次決算を乗り越えよう
月次決算は、経営者が経営の状態を把握し、迅速に施策を講じるために必要なものです。きちんと対応できるか不安になることもあるかもしれませんが、自分の分担についてどのような順番で行うか、注意点は何かなど、しっかり復習してから取り組めば問題ありません。
今回ご紹介したスケジュールやポイントを押さえた上で、月次決算業務に臨んでください。
監修：梅澤真由美
profile 2002年公認会計士試験合格。管理会計ラボ（株）代表取締役。監査法人トーマツ（現有限責任監査法人トーマツ）、日本マクドナルド（株）およびウォルト・ディズニー・ジャパン（株）を経て、管理会計ラボを開設。
管理会計や経理実務の分野を中心に、セミナー講師、書籍や雑誌の執筆、コンサルティングに活躍中。 著書に『今から始める・見直す 管理会計の仕組みと実務がわかる本』（中央経済社）がある。
