今さら聞けない経理のお仕事！伝票式会計の種類と起票について

伝票式会計とは？

伝票式会計とは、仕訳帳を使って取引を記帳するのではなく、取引内容を簡易に示した「伝票」を使って記録する会計の方法です。取引があったときに、伝票にその内容を書き起こすことを「起票」といいます。
伝票を使わない場合は、取引を仕訳帳に記入した後、総勘定元帳に転記しなければなりません。仕訳帳は取引の日付順・発生順に1行ずつ記入する必要があるため、複数人で分担することが難しくなっています。
一方、伝票式会計なら、取引があったときに起票し、後でまとめて総勘定元帳に転記すれば良いことから、作業を取引担当者レベルで分散できます。伝票式会計では複数人で作業を分担することができる上に、経理の知識がなくてもある程度対応することが可能なため、合理的に業務を進められます。

伝票式会計の種類

伝票式会計は、利用する伝票の数によって、大きく「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の3種類に分けられます。それぞれで用いられる伝票は以下のとおりです。

・1伝票制

「仕訳伝票」のみを利用。すべての取引を仕訳伝票で起票します。

・3伝票制

「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3種類を利用します。入金、出金以外の取引は、すべて振替伝票で起票します。

・5伝票制

「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」「仕入伝票」「売上伝票」の5種類を利用します。入金、出金、仕入、売上以外の取引は振替伝票で起票します。

1伝票制は、仕訳の煩雑さや集計の手間などから、近年はほとんど採用されていません。3伝票制を採用する企業が多く、買掛金での売買が多い企業などは、5伝票制を採用しているところが多いようです。

伝票の種類について

取引の内容を記入した紙片である伝票は、請求書や領収書、注文書といった取引を証明する資料（証憑）を基に起票します。伝票は補助的と考えている方もいるかもしれませんが、伝票自体が会計情報になるため、非常に重要な資料です。
ここからは、伝票式会計で使われる5つの伝票について紹介していきましょう。伝票の上部に伝票の番号（取引の順番）、取引が発生した年月日、入金先の相手を記入する欄があり、下部に合計金額を記入する欄があるのは、どの伝票も共通です。摘要には取引の内容を端的に記載します。

入金伝票

入金伝票は、取引で現金の入金があった際に起票する伝票です。入金伝票が使われている場合は、「現金の入金があった」と認識して問題ないでしょう。一般的に、入金伝票は赤色の線で印刷されていて、一目で入金伝票とわかるのが特徴です。
入金伝票の内容は、総勘定元帳に転記するときは、常に借方に現金が記入されることになります。そのため、入金伝票の勘定科目は、貸方のものだけを記入する形式になっています。

出金伝票

出金伝票は、交通費や書籍購入代などといった、現金の出金があった際に記入する伝票です。出金伝票は入金伝票の反対で、総勘定元帳に転記するときは、常に貸方に現金が記入されることになります。そのため、出金伝票の勘定科目は、借方のもののみを記入する形式になっています。

振替伝票

現金以外の取引があった際に起票される伝票が、振替伝票です。入金伝票と出金伝票は、借方・貸方の勘定科目が決まっていますが、振替伝票は勘定科目が取引内容で異なるため、仕訳と同じく、借方と貸方のどちらも伝票に記入します。
振替伝票の構造は仕訳帳と同じで、左側に借方科目、右側に貸方科目を記入します。

仕入伝票

仕入伝票は、5伝票制の伝票式会計を採用している場合に用いられる伝票で、仕入取引を記入する際に用います。総勘定元帳に転記するときは、借方の勘定科目は仕入、貸方の勘定科目は買掛金と決まっているのが特徴です。
仕入伝票を利用する場合、商品を現金や手形で購入した際も、いったん買掛金で支払ったこととして処理し、すぐに買掛金を現金や手形で決済したことにします。仕入を現金で取引した場合は、仕入伝票のほかに出金伝票も起票する必要があります。

例えば、5,000円の商品を現金で2個仕入れた場合、以下のように伝票に起票します。

• 仕入伝票

• 出金伝票

売上伝票

売上伝票は、仕入伝票と同様に5伝票制の伝票式会計を採用している場合に用いられる伝票で、売上取引を記入する際に用います。総勘定元帳に転記するときは、「貸方」の勘定科目は売上、「借方」の勘定科目は売掛金と決まっています。
売上伝票を使用する場合、商品やサービスを販売して現金や受取手形を受け取っても、一度は売掛金で販売したことにして処理し、すぐに現金や手形で回収したことにします。売上を現金で取引した場合は、売上伝票のほかに入金伝票も起票する必要があります。

例えば、5,000円の商品を2個販売して、代金として10,000円受け取った場合は、以下のように伝票に起票します。

• 売上伝票

• 入金伝票

伝票式会計の起票の例

ここでは、多くの企業が採用している、3伝票制における伝票起票について見ていきましょう。3伝票制では、入金伝票・出金伝票・振替伝票の3種類を利用することになります。

現金を受け取った場合

現金を受け取った場合、入金伝票に起票します。
例えば、A社に10,000円の商品を販売し、現金で代金を受け取った場合、伝票と仕訳は以下のようになります。

• 入金伝票

• 仕訳

現金を支払った場合

現金を支払った場合、出金伝票を起票します。
例えば、B社から10,000円の商品を仕入れ、現金で代金を支払った場合、伝票と仕訳は以下のようになります。

• 出金伝票

• 仕訳

入金・出金取引以外の場合

入金・出金以外の取引があった場合は、振替伝票を起票します。振替伝票は入金・出金伝票のように勘定科目が決まっていないため、通常の仕訳と同じように借方・貸方どちらも記入しなければなりません。
例えば、C社に10,000円の商品を販売して請求書を発行した場合は、現金の入金・出金がないため振替伝票を起票します。伝票と仕訳は以下のようになります。

• 振替伝票

• 仕訳

仕訳の記入方法は、こちらの記事を参考にしてください。

伝票式会計で効率的に業務をこなそう

伝票式会計では、各部署の担当者が起票し、後でまとめて総勘定元帳に転記することになるので、経理の仕事を効率化することができます。企業によってどの伝票式会計が採用されているかは異なりますが、利用される伝票の種類が違うだけで、基本的には同じ考え方です。
伝票は、経理や会計に詳しくない人でも起票できるため、取り組みやすい会計業務でしょう。ルールを覚えてスムーズに仕事をこなせるようにしてください。