営業事務の仕事って？知っておきたい仕事内容と必要なスキルを紹介

営業事務の仕事内容について

営業事務は、部署や営業担当スタッフのサポートが主な役割です。業界や扱う商品・サービスによって仕事内容は変わりますが、デスクワークが中心ということもあってか、人気が高い仕事です。
まずは、多様なスキルを求められる営業事務の仕事内容について、ご紹介します。

メール・電話対応

営業部署や担当営業の代理で、メール・電話の対応を行います。担当者への取り次ぎだけでなく、代理で回答するケースもあるため、取り扱う商品やサービスの内容、価格感なども把握する必要があるでしょう。

書類作成

取引に必要な書類を必要に応じて作成することも、営業事務の重要な仕事のひとつです。営業事務が扱う書類として、以下のようなものが挙げられます。

＜営業事務が扱う書類＞
・見積書
・契約書
・発注書
・納品書
・請求書
・検収書
・伝票

契約や取引を行う際は、営業事務が作成する書類が不可欠。商品やサービスの数量、金額、営業とクライアントが交わした条件が正確に記載されていなければならず、また、期日に合わせて確実に作成する必要があります。

資料作成

営業担当者の指示でプレゼン資料を作成したり、社内会議用の資料を作成したりといった、書類作成を任せられることも多いでしょう。PowerPointやKeynote、Wordなどのツールを使えることはもちろん、指示どおり作成することや、文字の大きさや図の配置など見やすさへ配慮することも必要です。

ファイリング

営業活動や取引で使用する、書類をファイリングします。見積書や納品書など、中には法律で一定期間の保管が義務付けられている書類もありますから、営業事務の重要な仕事のひとつといえるでしょう。クライアント別や種類別など、誰もが探しやすく、見やすいように整理します。

売上管理

部署の売上を日別、月別などで記録し、まとめます。場合によっては記録するだけでなく、分析作業を行うことも。専用のツールやExcelなど、使用するツールは会社によってさまざまです。社内報告のために、売上報告書の作成を指示されることもあります。

納品・在庫管理

商品を扱う会社では、納品や在庫の管理も営業事務が担当するケースが多いです。発送や補充などの入出荷管理を行うこともあります。

顧客・案件管理

住所や電話番号、契約内容、発注履歴など、顧客情報を管理します。履歴をもとに新規提案を行ったり、継続案件であれば更新案内をしたりする場合もあり、売上に関わる重要な業務です。

営業事務と一般事務との違いは？

業務内容が似ているため、営業事務と一般事務の違いがわからない場合もあるでしょう。続いては、一般事務と営業事務との違いについてご紹介します。

サポートする部署が限定されている

営業事務と一般事務では、各種書類作成や電話・メール対応など、基本的な事務作業は同じです。しかし、一般事務は部署を限定せず、主に社内とやりとりしながら事務作業を進めることに対し、営業事務は営業部に限定して事務作業を行います。

営業に関わる業務をサポートするため、商品知識が求められますし、見積書や請求書などお金に関する書類作成も行うため、経理的な知識が必要な場合もあるでしょう。また、自分のスケジュールではなく、営業担当や顧客の予定に合わせて業務を進めることも、一般事務との違いです。

営業事務はコミュニケーション力も重要

社内外を問わず、多くの人と関わるのも営業事務の特徴です。社内の場合、精算関連で経理、納品や在庫管理で製造、契約書など重要な書類を扱う際は法務など、あらゆる部署とやりとりが発生します。

社外コミュニケーションが多いことも営業事務の特徴で、クライアントはもちろん、取り扱う営業品目によってはエンドユーザーとも関わります。
クライアントからの問い合わせや質問の際、正確にヒアリングができなければ、営業担当に引き継いだ際に的外れな提案や打ち合わせとなってしまう可能性もありますので、コミュニケーション力は営業事務として重要なスキルです。

営業事務はスキル次第で未経験でも働ける

企業は、即戦力として活躍できる方を採用したいという思いから、求人の際に実務経験を求めることも少なくありません。しかし、公開されている営業事務の求人情報には、未経験でも応募可能な求人は多くあります。経験がなくても営業事務の仕事に就ける可能性は十分ありますし、事務業務に関連したスキルを保有していれば、採用のチャンスはさらに広がるでしょう。
続いては、営業事務が求められるスキルや活かせる経験をご紹介します。

PCスキル

事務職として働くには、ExcelやWord、PowerPointといったオフィス系ソフトのスキルは必須です。営業事務は契約書や見積書、請求書、提案書など、さまざまな書類を作成しますが、オフィス系ソフトを使っている会社は多いです。
営業報告書などを作成するケースも考えられ、関数やグラフ作成のスキルがあると正確かつ効率的に業務を進められるでしょう。PCスキルを証明するために、MOSなどの資格を取得しておくこともおすすめです。

コミュニケーションスキル

営業事務の仕事の特徴は、営業担当のサポートを行うという点です。誰かの意図を正確にくみ取り、伝える能力が重要になるため、コミュニケーションスキルが役立ちます。
相手が求めていることを理解するためのヒアリング力、状況に応じて適切な行動がとれる対応力、スケジュール管理に活かせる調整力などが求められますが、どれもコミュニケーションスキルがあってこそでしょう。

ビジネスマナー

顧客と直接やりとりすることもあるため、営業事務にはビジネスマナーも求められます。電話やメール対応、来客時の対面対応などで失礼にならないよう、敬語の使い方や言葉遣いなどを身に付けておく必要があります。客観的にビジネスマナーがあることを証明するために、秘書検定などを受けてみるのもいいでしょう。

事務処理能力

見積書作成や請求処理、入金チェックなど、営業事務が行う事務作業は数字が絡むものも多く、ミスが許されません。社外に提出する書類も多く、間違いがあれば社内外に迷惑がかかることも。
限られた期限内で処理しなければいけない業務も多いため、ミスなくスピーディーに処理する事務処理能力はもちろん、そのために業務を効率化する工夫も重要です。

営業経験

営業経験があると、営業担当が求めていることが理解でき、細かなところまで気配りができるとして、営業事務の業務にも生かせます。資格などで事務スキルがあることをアピールできると、なお良いでしょう。

営業事務はスムーズな営業に不可欠なサポート役

営業事務は部署や営業担当のサポート役という立ち位置ですが、営業の業務をスムーズに進行させるために不可欠な存在です。
未経験でも就業できる可能性があり、書類作成やPCスキル、ビジネスマナーにコミュニケーション力など、事務に関するさまざまなスキルを高められることも、営業事務の魅力でしょう。身に付けたスキルは営業事務に限らず、あらゆる事務職に応用できるため、キャリアアップにもつながります。興味がある人は、ぜひ営業事務の仕事にチャレンジしてみてください。