営業事務とは?仕事内容や必要なスキル、未経験からの挑戦についてを解説!

営業事務は、営業部署や営業担当者に欠かせないお仕事です。このページでは具体的な仕事内容や一般事務との違い、未経験から挑戦できるかなど、徹底解説!営業事務を目指すなら。まずはこのページをチェックしましょう!

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営業事務とは?

営業事務は、部署や営業担当スタッフのサポートが主な役割です。業界や扱う商品・サービスによって仕事内容は変わりますが、デスクワークが中心ということもあってか、人気が高い仕事です。

営業事務の仕事内容について

まずは、多様なスキルを求められる営業事務の仕事内容について、ご紹介します。

営業事務のお仕事は主に下記のようなものが挙げられます。

営業事務の主な仕事内容
  • メール・電話対応
  • 書類作成
  • 資料作成
  • ファイリング
  • 売上管理
  • 納品・在庫管理
  • 顧客案件管理

営業事務は、部署や営業担当スタッフのサポートが主な役割で、営業活動の根幹を支える重要な仕事です。業界や扱う商品・サービスによって仕事内容は変わりますが、デスクワークが中心ということもあり、人気が高い業種です。そんな営業事務の主な仕事内容には、下記のようなものが挙げられます。

業務1メール・電話対応

営業部署や担当営業の代理で、メール・電話の対応を行います。担当者への取り次ぎだけでなく、代理で回答するケースもあるため、取り扱う商品やサービスの内容、価格感なども把握する必要があるでしょう。

業務2書類作成

取引に必要な書類を必要に応じて作成することも、営業事務の重要な仕事のひとつです。営業事務が扱う書類として、以下のようなものが挙げられます。

<営業事務が扱う書類>
・見積書
・契約書
・発注書
・納品書
・請求書
・検収書
・伝票

契約や取引を行う際は、営業事務が作成する書類が不可欠。商品やサービスの数量、金額、営業とクライアントが交わした条件が正確に記載されていなければならず、また、期日に合わせて確実に作成する必要があります。

業務3資料作成

営業担当者の指示でプレゼン資料を作成したり、社内会議用の資料を作成したりといった、書類作成を任せられることも多いでしょう。PowerPointやKeynote、Wordなどのツールを使えることはもちろん、指示どおり作成することや、文字の大きさや図の配置など見やすさへ配慮することも必要です。

業務4ファイリング

営業活動や取引で使用する、書類をファイリングします。見積書や納品書など、中には法律で一定期間の保管が義務付けられている書類もありますから、営業事務の重要な仕事のひとつといえるでしょう。クライアント別や種類別など、誰もが探しやすく、見やすいように整理します。

業務5売上管理

部署の売上を日別、月別などで記録し、まとめます。場合によっては記録するだけでなく、分析作業を行うことも。専用のツールやExcelなど、使用するツールは会社によってさまざまです。社内報告のために、売上報告書の作成を指示されることもあります。

業務6納品・在庫管理

商品を扱う会社では、納品や在庫の管理も営業事務が担当するケースが多いです。発送や補充などの入出荷管理を行うこともあります。

業務7顧客・案件管理

住所や電話番号、契約内容、発注履歴など、顧客情報を管理します。履歴をもとに新規提案を行ったり、継続案件であれば更新案内をしたりする場合もあり、売上に関わる重要な業務です。

営業事務と一般事務との違いは?

一般事務 「部署内」における書類整理やファイリング、データ入力などの事務作業を行う
営業事務 「営業部署に特化」した事務作業を行い、営業担当者をサポートする

業務内容が似ているため、営業事務と一般事務の違いがわからない場合もあるでしょう。続いては、一般事務と営業事務との違いについて概略をご紹介します。

一般事務と営業事務の違いについて詳しくは下記のページでも解説しています。詳細を確認したい方はこちらも参考にしてみてください。

一般事務と営業事務の違いについて

違い1サポートする部署が限定されている

営業事務と一般事務は、どちらも事務作業を行う仕事ですが、その違いは担当する業務内容にあります。営業事務は、営業活動に付随する事務作業を担うのに対し、一般事務は、社内のあらゆる業務を担当するのが主な仕事です。それぞれの違いについて具体的に見ていきましょう。

違い2営業担当や顧客の予定に即して業務を進める

自分のスケジュールではなく営業担当や顧客の予定に合わせて業務を進めることも、一般事務との違いです。また、営業に関わる業務をサポートするための商品知識が求められるほか、見積書や請求書などお金に関する書類作成も行うため、経理的な知識が必要な場合もあります。

違い3円滑に進めるためのコミュニケーション力が求められる

営業事務は社内外を問わず、多くの人と関わる仕事です。社内では、精算関連で経理部と、納品や在庫管理で製造部といった、あらゆる部署とのやりとりが発生します。また、社外ではクライアントはもちろん、取り扱う営業品目によってエンドユーザーとも関わるため、コミュニケーション力は、営業事務の重要なスキルといえるでしょう。

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営業事務はスキル次第で未経験でも働ける

企業は、即戦力として活躍できる方を採用したいという思いから、求人の際に実務経験を求めることも少なくありません。しかし、公開されている営業事務の求人情報には、未経験でも応募可能な求人は多くあります。経験がなくても営業事務の仕事に就ける可能性は十分ありますし、事務業務に関連したスキルを保有していれば、採用のチャンスはさらに広がるでしょう。
続いては、営業事務が求められるスキルや活かせる経験をご紹介します。

PCスキル

事務職として働くには、ExcelやWord、PowerPointといったオフィス系ソフトのスキルは必須です。営業事務は契約書や見積書、請求書、提案書など、さまざまな書類を作成しますが、オフィス系ソフトを使っている会社は多いです。
営業報告書などを作成するケースも考えられ、関数やグラフ作成のスキルがあると正確かつ効率的に業務を進められるでしょう。PCスキルを証明するために、MOSなどの資格を取得しておくこともおすすめです。

コミュニケーションスキル

営業事務の仕事の特徴は、営業担当のサポートを行うという点です。誰かの意図を正確にくみ取り、伝える能力が重要になるため、コミュニケーションスキルが役立ちます。
相手が求めていることを理解するためのヒアリング力、状況に応じて適切な行動がとれる対応力、スケジュール管理に活かせる調整力などが求められますが、どれもコミュニケーションスキルがあってこそでしょう。

ビジネスマナー

顧客と直接やりとりすることもあるため、営業事務にはビジネスマナーも求められます。電話やメール対応、来客時の対面対応などで失礼にならないよう、敬語の使い方や言葉遣いなどを身に付けておく必要があります。客観的にビジネスマナーがあることを証明するために、秘書検定などを受けてみるのもいいでしょう。

事務処理能力

見積書作成や請求処理、入金チェックなど、営業事務が行う事務作業は数字が絡むものも多く、ミスが許されません。社外に提出する書類も多く、間違いがあれば社内外に迷惑がかかることも。
限られた期限内で処理しなければいけない業務も多いため、ミスなくスピーディーに処理する事務処理能力はもちろん、そのために業務を効率化する工夫も重要です。

営業経験

営業経験があると、営業担当が求めていることが理解でき、細かなところまで気配りができるとして、営業事務の業務にも生かせます。資格などで事務スキルがあることをアピールできると、なお良いでしょう。

営業事務に向いている人・向いていない人について

この営業事務が向いている人・向いていない人の特徴は以下の通りです。

ご紹介している特徴はあくまでも傾向です。実際にお仕事をしてみたら天職だったということもあり得ます。向いていない特徴にいくつか当てはまったとしてもまずはご相談ください。あなたにぴったりの営業事務のお仕事がきっと見つかるはずです。

営業事務が向いている人について

  • 営業チームのメンバーと協力してお仕事できる人
  • 営業担当者の求めることを先読みして動ける人
  • 緊急の顧客対応なども柔軟にこなせる人
  • 数字管理や資料作成が得意な人
  • 社内外の人物と適切にコミュニケーションが取れる人
  • 基本的なビジネスマナーを身に付けている人
  • 自社商品やサービスの内容を自発的に理解する姿勢がある人
  • 正確かつスピーディーに事務処理できる人
  • 誰かのサポートをすることが好きな人

営業事務が向いていない人について

  • 数字を扱うことが苦手
  • スケジュール管理が苦手
  • PC操作が苦手
  • なるべくコミュニケーションを避けてしまう
  • 自分のお仕事を定量的に評価してほしいと感じる

さらに詳しくは下記のページでも解説しています。「もっと詳しく見たい!」という方はこちらのページもぜひご覧になってください。

営業事務に向いている人・向いていない人について

営業事務はスムーズな営業に不可欠なサポート役

営業事務は部署や営業担当のサポート役という立ち位置ですが、営業の業務をスムーズに進行させるために不可欠な存在です。
未経験でも就業できる可能性があり、書類作成やPCスキル、ビジネスマナーにコミュニケーション力など、事務に関するさまざまなスキルを高められることも、営業事務の魅力でしょう。身に付けたスキルは営業事務に限らず、あらゆる事務職に応用できるため、キャリアアップにもつながります。興味がある人は、ぜひ営業事務の仕事にチャレンジしてみてください。

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