急拡大するRPAとは？仕組み、メリット・デメリット、導入時に気を付けるべきこと

RPAとは？その仕組みについて

はじめに、RPAとはどのようなものなのか、その概要と仕組みを説明します。

そもそもRPAとは？

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック プロセス オートメーション）」の略語です。ホワイトカラーのデスクワークをAI（人工知能）搭載のソフトウェア型ロボットが代行し、業務を自動化するという概念です。その概念を実現していくのが「RPAツール」となります。

RPAはどのような仕組み？

RPAとは、人間が行っているオフィス業務の手順を「シナリオ」としてソフトウェア型ロボットに記憶させ、実行するという仕組みです。シナリオをRPAツールに入力すると、RPAツールはそれを動作ルールに置き換えて記憶し、実行します。

シナリオの作成・修正はパソコンで行うことができ、専門的なプログラミングスキルを必要としないものも増えています。また、RPAツールが実行される際のワークフローが可視化されるため、エラーや不具合の発生箇所も容易に特定可能です。

RPAの導入が急拡大している理由

これまで人の手で行われてきたオフィス業務を自動化することのできるRPA。ここではRPAを導入する企業が急速に拡大している理由やその魅力を紹介します。

時代的背景

働き方改革が推進されている今日、短時間で高成果を上げるための業務の効率化はどの企業にとっても大きな課題です。労働環境は現代の少子化傾向を軽視できない状況となっており、人手の代わりとなる業務のデジタル化・自動化のニーズが高まっています。

RPAツール自体の魅力と利便性

従来のオフィス業務におけるITの導入や運用は、社内の情報システム部門の管轄・主導で進められるのが一般的でした。しかし、RPAツールは情報システム部門に依存することなく、オフィス業務の現場の主導で導入・活用することができます。社内調整にかかる負担が少なくなるため、現場と情報システム部門の双方がそれぞれのコア業務に専念しやすくなるのです。また、AIやIoTに比べて導入効果が見えやすく、費用対効果を評価しやすいことも導入拡大の要因といえるでしょう。

RPAにはどんなメリット、デメリットがあるのか

では、RPAツールの活用にはどんなメリットとデメリットがあるのか、見ていきましょう。

RPAのメリット

単純作業の省力化

時間がかかっていた手作業の大半を省力化できます。省力化によって創出された時間を使い、本来の知的生産性業務に専念できるため、オフィス業務全体の生産性の向上が期待できます。

作業ミスの解消

人の作業によるミスの発生は避けられないものです。特に年に数回しか行わない業務では顕著でしょう。しかし、RPAツールは記憶した作業を常に正確に実行します。どのような環境・状況でも一定品質とスピードが保たれ、人的ミスによる損失や遅延を防止できるのです。

人件費の削減

RPAツールの稼働は、深夜や休日など法定労働時間の制約を受けません。自動稼働が可能なため人件費のコストダウンに役立ちます。

社会問題としての人材不足の解消

RPAツールの導入によって、人手不足を補完できます。長時間労働の改善への貢献度も高く、社員のダブルワークや副業の可能性も広げられるでしょう。

RPAのデメリット

システム障害の際のカバーが難しい

自動化していた作業もシステム障害が起きると、人が対応することになります。しかし、常にシステムに任せているため、社員はその作業に不慣れなはずです。結果的に対応しきれなかったり、トラブルが発生したりする可能性があります。

情報セキュリティの問題

RPAを活用することで社内のあらゆるツールを連携することができて便利です。しかし一方で、一部のIDやパスワードが外部に漏れただけで甚大な損害・損失に発展する可能性を秘めています。連携ツールをつたって、内部のあらゆる情報やデータの入手・操作が可能となってしまうのです。RPAを導入する際には、強固なセキュリティ体制を整備する必要があります。

RPAはどのように導入するのか、その流れと注意点

では、RPAはどのように導入するのでしょう。業務に最適なRPAを構築するために必要な主要項目を導入までの流れに沿って解説します。RPAはどんな場面で活用できるのか、また導入時の注意点もあわせて確認していきましょう。

RPAはどんな業務で導入されている？

RPAは主に、定型業務に向いているのが特徴です。RPAツールの導入に適した業務領域には以下のようなものがあります。

経理業務

会計システムで処理する売上伝票・領収書・請求書などのデータ入力作業など

データ入力／分析業務

アンケートの回答入力、分析結果をもとに受発注の適正化、集計作業など

人事業務

従業員の勤怠管理、長時間残業に対するアラート、給与計算、福利厚生管理など

カスタマーサポート業務

顧客からの問い合わせで得た情報の管理やバックアップなど

営業活動支援業務

名刺の管理、SFAなど営業支援ツールへの登録作業、ライバル製品サイトを巡回する自動情報収集、見込み客の抽出と送信メッセージの自動作成など

RPAを導入する際の流れ

検討から導入までの流れを5つのステップで解説します。

1現状の業務プロセスを見直す

社内にあるすべての業務を洗い出し、それぞれの業務プロセスを見直します。その中から改善が必要なもの、RPAを導入できそうなものを選定します。導入によりどれほどの費用対効果が見込めるかを見積もっておきましょう。

2RPA選定とトライアル導入

選定した業務に適していそうなRPAツールを探し、試験的に導入します。期待する効率性や費用対効果が得られるものなのかを見極めることが重要です。問題や不具合があれば、細かに記録しておくようにしましょう。

3トライアル実行から課題を抽出

一定期間の現場でのトライアル実行をした後に、結果や効果を検証し問題点や改善すべき点を把握します。検証後、そのRPAを採用していくのか、あるいは他のRPAに切り替えて試すのかを決定することになります。

4本格導入する業務を決定する

RPAのトライアル実行の一連の結果を見ながら、最終的にRPAに切り変える業務を決定します。その業務の担当者には、RPAの操作方法の教育が必要です。また、セキュリティ対策として、アクセス権限や運用ルール、フローを明確にします。

5本格導入

トライアル実行を経ているため、RPAの本格導入の段階では、すでにその効果が出た状態となります。導入後は、運用とともに作業の改善に向けた評価や分析の継続が不可欠です。

RPAを導入する際に気を付けておきたいこと

RPAを導入する際の注意点について解説します。

自社に最適なRPAツールの選択

市場では多種多様なRPAツールが次々に登場しています。自動化する業務内容や自社のリソース状況に見合ったRPAツールを選択することが重要です。必要な機能を備えていること、ランニングコストが適正であることは必須の条件です。さらに自社の現場での使い勝手や導入実績、評判、得意領域などまで考慮した多角的な比較検討をおすすめします。

RPAを使う業務範囲はよく検討する

はじめから業務のすべてを自動化するのはかえって時間と手間がかかり、現状の業務への影響が大きすぎるため現実的ではありません。どの業務をどの範囲まで自動化させるかをよく検討する必要があります。まずはRPAに適した小さな業務から着手することをおすすめします。活用フローや効果など自社でモデルケースができてから、徐々に対象を拡大していくのがよいでしょう。

情報システム部門と現場の密な連携

RPAの導入は、実際に業務で活用する現場が主体となって進めていくことが望まれます。しかし、容易性が高いからといって、社内の情報システム部門がいらないというわけではありません。部署ごと、プロジェクトごとにRPAを導入したとしても、将来、全社に関わるシステム開発が発生した際には、すべてのRPAを把握・理解しておく必要があるからです。RPAの導入時から情報システム部門と現場は密に関わっておくようにしましょう。

導入後の管理体制の構築

RPAの導入後もモニタリングやメンテナンスが不可欠です。今後は様々な種類のRPAツールを利用していくことでしょう。管理体制を整えておかないと、誰も把握していないRPAが乱立するようになり、問題や不具合が起きても収拾がつかなくなります。甚大な損害につながっても不思議ではありません。導入時にしっかりとガバナンス体制を構築しておくことが大切です。

RPA導入時に必要な人材とは

RPAの導入には、RPAコンサルタントやRPAエンジニアがいると心強いでしょう。そういった人材がいない場合の対処法もご紹介します。

RPAコンサルタント、エンジニアとは

RPAコンサルタントは、社内の定型業務や大量データを扱う業務を洗い出し、シナリオを設計します。そして、RPAエンジニアがRPAツールを使って設計されたシナリオを動かすシステムを開発するのです。

必要なスキル

使用するツールによって求められるスキルが異なります。たとえば、エクセルの知識さえあれば直感的に操作できるツールもあれば、VBの知識があったほうがよいツールもあります。複雑な機能を備えたツールほどプログラミングスキルが求められるので、RPAを導入する前に、自動化したい業務の規模や使用するツールに合わせて必要な人材を見極めましょう。

導入時に必要な人材がいない場合の対処法

社内にスキルを満たす人材がいないことで導入がスムーズにいかないケースもあります。その場合は、派遣契約でRPAエンジニアを確保するのも選択肢の１つです。専門スキルと経験を備えた人材を確保し、一定期間経過した後に正社員として雇用する紹介予定派遣を取り入れてもよいでしょう。

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働き方改革の推進手段にもなるRPAツール導入

RPAツール導入は、生産性向上、コスト削減、人手不足解消など企業にさまざまなメリットをもたらします。アデコではRPAの導入・運用で必要とされる人材を確保できる派遣サービスも展開しています。オフィス業務の効率化とともに、働き方改革を推進する手段としてRPA導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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