事務職に必要なスキルとは？スキルアップの方法や職種別のスキルも解説

事務職に必要なスキル7つ！事務職に大切なこととは？

事務職に必要とされるスキルは下記の7つです

ポイント1コミュニケーション能力

事務職の場合、基本的には業務に関わる特定の担当者とコミュニケーションを取ることになります。毎日の業務をスムーズに進めるためにも、日頃から挨拶、業務の確認・報告を中心に社内の人とコミュニケーションを取っておくことが大切です。

ポイント2PCスキル

事務職はPC作業がメインとなるため、基本操作ができることは必須です。業務の中で、ExcelやWordなどのMicrosoft Office系ツールを使うこともあるでしょう。例えば、「Excelで営業案件の進捗を管理する」「Wordで契約書を作成する」などです。事務職では、こうしたMicrosoft Office系ツールをPCで使い、正確かつ迅速に処理するスキルが求められます。

ポイント3基本的なビジネスマナー

事務職では、基本的なビジネスマナーも必要です。

事務職といわれる職種のうち、営業事務、学校事務、人事事務などの職種では、「電話での顧客対応」「来客対応」など、外部の方と接する業務も含まれます。対応する事務職スタッフが企業との大切な接点となるため、ビジネスマナーが身に付いていなければ企業への印象を落としかねません。

外部の方と接した際に好印象を持たれるよう、「敬語を正しく使う」「身だしなみに気を付ける」など、基本的なビジネスマナーは身に付けておきましょう。

ポイント4作業を正確に行うスキル

事務職の業務を行う際には、ミスをしないことが重要です。資料の数値やデータの内容が違っていると、大きな手間になることもあります。地道な作業であっても、正確に行うことは事務職にとって重要な資質の一つです。

ポイント5スピード感をもって作業を行うスキル

事務のお仕事は正確さも必要ですが、早さも重要です。様々なお仕事の依頼が立て続けに入ることもあり、一つひとつのお仕事を迅速に処理しないといけないこともあります。納期を守れるようにスピード感をもってお仕事ができるのも事務職にとっては大切です。

ポイント6スケジュール管理能力

事務をしていると時には様々な仕事が一度にやってくることもあります。優先順位を決め、いつまでにどの仕事を着手して提出する必要があるかを見極めるスケジュール管理能力も事務職には欠かせません。

ポイント7臨機応変な対応

日々のルーティンのお仕事だけでなく、時にはイレギュラーな依頼が来ることもあるでしょう。普段とは違うお仕事を依頼された時にも、柔軟に対応することも大切です。これも事務職に重要なスキルの一つと言えます。

より事務職として活躍するなら！あると重宝されるスキル

より活躍するために大切なスキルを3つご紹介します。スキルアップをする際の参考にもなるかもしれません。ぜひ確認してみてください

ポイント1ITスキル

基本的なPCスキルだけでなく、高度なITスキルを身に付けることで、より事務職として活躍できるでしょう。

ポイント2業務改善・効率化をするスキル

自分の業務を行うだけでなく、改善し効率化していくことは重要なスキルです。業務改善や効率化をするには、業務の全体像を理解した上で、自分なりに工夫をして日々の業務を行う必要があります。

ポイント3関係者と円滑に業務連携をするスキル

社内外を問わず、友好的な関係を築き業務を推進していく能力はとても大切です。 例えば周囲との積極的にコミュニケーションを取ったり、質問に快く応じたりするなどがあげられます。

事務の種類ごとに必要とされるスキル

職種1OA事務・一般事務

OAスキルでは、Word、Excelの基本操作はもちろん、PowerPointの実務経験があると有利です。ビジネスマナーとコミュニケーション能力、幅広い業務に対応するフレキシビリティが求められます。また、オフィスで業務をおこなうため基本的なビジネスマナーが必要となります。

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職種2営業事務

資料作成や自社のシステムへの入力などOAの使用率が高いため、Word・Excelはもちろん、業務内容によってはPowerPointやAccessのスキルを求められることもあります。また、お客様との電話やりとりもあるのでビジネスマナーも必須と言えるでしょう。

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職種3経理事務

資格としては簿記2級を挙げる企業が多く、日商簿記を重視する企業もあります。未経験でも可能な企業もありますが、経理の基礎知識は勉強しておくと良いです。パソコン上で業務を行うことも多いためWordやExcelのスキルは必要です。

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職種4総務事務

資格としては簿記2級を挙げる企業が多く、日商簿記を重視する企業もあります。未経験でも可能な企業もありますが、経理の基礎知識は勉強しておくと良いです。パソコン上で業務を行うことも多いためWordやExcelのスキルは必要です。

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職種5貿易事務

語学力、貿易取引の流れの把握や用語の理解力、外国為替に関する知識が求められます。輸出業務では実務経験が重視されますが、輸入業務では、語学力や事務経験、海外との取引を行う企業での勤務経験なども採用時のプラス要素となります。

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職種6学校事務

特別な資格は不要ですが、書類作成や総務・経理の仕事といったデスクワークのほかに、窓口対応も業務に含まれるケースが多いため、何と言ってもコミュニケーション能力は必須です。学生や保護者、教職員と日常的にコミュニケーションを取り、それぞれの話を親身に聞き、的確な回答や業務遂行、臨機応変な対応が求められます

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事務職としてスキルアップを目指すには

今後、事務職としてスキルアップをしていくにはどのようなことをすれば良いか解説します。主に下記の3つが挙げられるでしょう。

ポイント1国の支援制度を活用する

国や自治体は、資格取得やスキルアップを支援するさまざまな制度を用意しています。 例えば、新しいスキルの習得や資格取得にかかる費用を国が一部負担するのが「教育訓練給付制度」です。教育訓練給付制度を利用して対象となる講座などを受講・修了した場合、費用の一部が教育訓練給付金として支給されます。対象となる講座は、資格取得を目標としたものやデジタル関連、大学、大学院、専門学校など約1万5,000講座（※2023年10月1日現在）に上り、オンラインで受講できる講座や、土日や祝日に受講可能なものもあるのでぜひ活用してみてください。

ポイント2派遣会社のスキルアップ研修やセミナーを利用する

多くの派遣会社では、事務職として働くうえで必要なスキルが身に付く研修やセミナーを開催しています。派遣会社に登録している人なら無料で受講できることも多いので、上手に活用すれば無理なくスキルアップを目指すことが可能です。例えば、アデコのキャリアサポートでは、次のような研修やセミナーを実施しています。

ポイント3キャリアコンサルティングを受ける

キャリアコンサルティングとは、自分に合ったキャリアを形成するために受ける支援のことです。コンサルタントとの個別のカウンセリングを通し、個人のスキルやこれまでの経験、価値観、興味関心などをもとに、理想的なキャリアの選択を考えます。事務職として働いていく上での今後のキャリアを考えるこことで、スキルアップの軸も見つけやすくなるでしょう。

事務職に必要なスキルをチェック！未経験から事務職に挑戦するならアデコへ

事務職で必要なスキルは多岐に渡りますが、「PCスキル」や「基礎的なビジネススキル」は欠かせません。未経験から挑戦したい！という方は今回ご紹介したポイントを伸ばせないか、もしくはアピールできないかを意識してみてください。

アデコでは未経験OKの事務のお仕事を多数掲載しています。またスキルアップ研修やセミナー、キャリアコンサルティングなどのサポートも豊富です。未経験から事務職を始め、その後のキャリア形成までをサポートする体制がアデコにはございます。事務職に挑戦したいという方は、ぜひアデコへご登録ください。