事務職のお仕事内容とは?必要なスキルや向いている人の特長、未経験から挑戦する際のポイントなどについて解説!

事務職とは、オフィス内における事務作業全般を担う職種のことです。お仕事内容は職種によって異なります。事務職を目指す場合は、自分に向いているかをチェックしたうえで、資格を取得したり講座を受講したりしてアピールポイントを増やしましょう。本記事では、事務職のお仕事内容や必要なスキル、向いている人の特長などについて解説します。

事務職のお仕事内容とは?

事務職とは、オフィス内における事務作業全般を担う職種のことです。オフィス内の事務作業としては、例えば以下が挙げられます。

  • 請求書や見積書、契約書などの書類作成
  • 書類のファイリングや管理
  • データ入力
  • 伝票処理
  • 社内の備品管理や補充
  • 来客対応
  • 電話やメールからの問い合わせ対応
  • 郵送対応や商品の梱包作業

事務職は直接的に企業の売り上げに結びつく職種ではありません。しかし、事務職がいなければ必要な手続きや業務などが進まないため、企業が活動するうえで欠かせない役割といえるでしょう。

事務職の種類によってお仕事内容は異なる

「事務職」とは、下記にラインアップされているような職種の総称です。「事務職」と一言でいってもさまざまな種類があり、業務内容も異なりますので、下記の表でチェックしてみましょう。

事務職の種類
業務内容
一般事務 書類作成やデータ入力など、部署内のサポートを中心とした事務作業全般を行う
営業事務 請求書や見積書の発行、受発注管理、納期管理などを行うことで、営業がスムーズに業務に取り組めるようサポートする
学校事務 生徒や保護者対応、学校の備品管理、教員や教授のスケジュール管理、イベント運営など、学校に関わる事務作業全般を行う。より具体的な業務は「小学校・中学校・高校・大学」によっても異なる
経理・財務事務 入出金管理や税金の申告、決算書の作成、帳簿の記入など、企業の財務や会計処理に関する事務作業を行う
人事事務 社員採用や社員教育、人事制度の策定、各種保険の管理など、企業の人材に関わる事務作業を行う
総務事務 施設や備品の管理など、部署を超えて企業全体の事務作業を行う
法律・特許事務 契約書チェックや特許出願、ライセンス契約の締結など、企業の法律およびコンプライアンスを守るための事務作業を行う
貿易事務 輸出入に関する受発注や通関手続き、売掛金の回収など、企業が貿易を実施する際に必要な事務作業を行う

各事務職の詳細な内容については、以下のページを参考にしてください。

職種一覧はこちら

事務職で必要なスキル

事務職で働くためには以下のようなスキルが必要です。

  • PCスキル
  • コミュニケーションスキル
  • 基本的なビジネスマナー

PCスキル

事務職はPC作業がメインとなるため、基本操作ができることは必須です。業務の中で、ExcelやWordなどのMicrosoft Office系ツールを使うこともあるでしょう。例えば、「Excelで営業案件の進捗を管理する」「Wordで契約書を作成する」などです。事務職では、こうしたMicrosoft Office系ツールをPCで使い、正確かつ迅速に処理するスキルが求められます。

コミュニケーションスキル

事務職の場合、基本的には業務に関わる特定の担当者とコミュニケーションを取ることになります。毎日の業務をスムーズに進めるためにも、日頃から挨拶、業務の確認・報告を中心に社内の人とコミュニケーションを取っておくことが大切です。

基本的なビジネスマナー

事務職では、基本的なビジネスマナーも必要です。

事務職といわれる職種のうち、営業事務、学校事務、人事事務などの職種では、「電話での顧客対応」「来客対応」など、外部の方と接する業務も含まれます。対応する事務職スタッフが企業との大切な接点となるため、ビジネスマナーが身に付いていなければ企業への印象を落としかねません。

外部の方と接した際に好印象を持たれるよう、「敬語を正しく使う」「身だしなみに気を付ける」など、基本的なビジネスマナーは身に付けておきましょう。

事務職志望者が持っていると有利な資格

事務職には、書類作成やファイリング、資料作成など特別なスキルや経験を求められない業務も多いため、基本的に「必須の資格」はありません。ただ、以下のような資格を保有しておくと、企業から評価されやすくなります。

  • MOS
  • 秘書検定
  • 日商PC検定
  • 医療事務関連資格
  • TOEIC
  • 簿記
  • 司書

事務職ではPCをメインで使うため、MOSや日商PC検定など、自身のPCスキルを証明できる資格があると、派遣社員として働く際のアピールポイントにできます。

とくに事務職は、他の職種のように「新規顧客を◯件獲得した」「マーケティング施策を実施して売り上げを◯%伸ばした」など、数値でのアピールが難しいお仕事です。いくつか資格を取得し、「知識を持っている」「意欲がある」という点をアピールできるようにしましょう。

その他のおすすめの資格や詳細については、以下の記事も参考にしてください。

事務職におすすめの資格について詳しくはこちら

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事務職に向いている人の特長は?

事務職を希望する場合は、「そもそも自分が事務職に向いているか?」も考えましょう。事務職に向いている人の特長としては以下が挙げられます。

  • 細やかな作業や繰り返しの業務にミスなく取り組める
  • PCの操作に抵抗がない
  • スケジュールを管理して作業を期日通りに終わらせられる
  • オフィス内で適切なコミュニケーションを取れる
  • 突発的に発生した業務にも対応できる

細やかな作業や繰り返しの業務にミスなく取り組める

事務職として働くうえでは、細やかな作業や繰り返しの業務にミスなく取り組めることが重要です。

事務職のお仕事は、「書類作成」「備品チェック」「データ入力」など、細やかは業務がほとんどです。また、定型業務となることが多いため、繰り返しの業務であっても丁寧に取り組むことが求められます。

そのため、毎日決まったお仕事にコツコツ取り組めるなら、事務職はピッタリといえるでしょう。

PCの操作に抵抗がない

事務職ではPCを使った業務がメインとなるため、日頃からPC操作に慣れていることが理想です。とはいえ、多くの人が日頃からプライベートでPCやスマートフォンを使っているため、よほどのことがない限りは問題ないでしょう。

ただし業務内容によっては、データ集計や資料作成をする場合もあります。ExcelやPowerPointといったソフトを使ったことがあり、こうした業務にも抵抗がない人はより向いていると言えるでしょう。

スケジュールを管理して作業を期日通りに終わらせられる

スケジュールを管理して期日通りに業務を遂行できることも大切です。

事務職では「請求書作成」「契約書チェック」など、他の業務と関連している作業を行うケースが多いです。事務手続きが期日通りに進まないと、業務プロセス全体に支障が出ることもあるでしょう。

例えば「顧客から大至急の納品依頼が来た」という場合、請求書や契約書などの作成・チェックを急ピッチで進めなければなりません。ここで事務作業が滞ってしまうと、顧客の期待に沿えず依頼が白紙に戻ってしまう恐れもあります。

上記のような事態を防ぐためにも、事務職ではスケジュール管理の徹底が求められます。

オフィス内で適切なコミュニケーションを取れる

先ほども解説したように、事務職ではオフィス内でコミュニケーションを取る機会が増えます。オフィス内で適切なコミュニケーションを取れれば、人間関係を良好に保ち、お仕事もしやすくなるでしょう。

外部との関わりが少ない事務職だからこそ、限られた人間関係を大切にできる人は事務職に向いています。

突発的に発生した業務にも対応できる

事務職の業務は、基本的にルーティンワークがメインです。しかし、突発的に緊急対応が求められることもあります。例えば「至急で顧客に送る資料を作成してほしい」「契約内容が変更されたので書類を差し替えてほしい」などです。

突発的な業務が発生すると、他の事務作業のスケジュールにも影響を与えます。そうした突発的な変更に落ち着いて対応し、冷静に処理できる能力が必要です。

未経験から事務職になるには?

事務職の中には特別なスキルや経験を求められない職種もあり、「未経験OK」の求人も多数あります。また事務職の求人は、正社員や派遣社員など幅広い雇用形態でも募集されているため、自分の希望に沿ったお仕事を見つけやすいでしょう。

未経験から事務職を目指す際は、以下のポイントが大切です。

  • 未経験OKの求人に応募する
  • 講座を受講してPCスキルなどを身につける
  • 資格を取得しておく

事務職の求人は、職種によって「未経験OK」としているものも多いためチェックしておきましょう。

また、先ほども解説したように、MOSや日商PC検定、簿記などの資格を取得しておくと、自分の知識や事務職への意欲をアピールできます。

とはいえ、いきなり資格を取得するのはハードルが高いと感じる人もいるかもしれません。その場合は、まずPCスキルなどを勉強できる講座を受講するのもよいでしょう。とくに派遣会社なら、提携しているスクールの講座を特別価格で受講できるケースもあります。

例えばアデコの場合、派遣社員は「資格の大原」「ECC外語学院」など大手スクールの講座を特別価格で受講できます。具体的な提携スクールについては以下のページも参考にしてください。

アデコの提携スクールについてはこちら

コツコツお仕事に取り組める人は事務職がオススメ!未経験からでもチャレンジしてみよう

事務職は、企業活動を縁の下で支える重要な職種です。一般事務や営業事務、学校事務、経理事務など幅広い職種に分かれており、それぞれで具体的な業務内容や求められるスキルが異なります。ただ、いずれの事務職を目指すにしても、PCスキルや最低限のコミュニケーション能力は必要です。

もし事務職を目指す場合は、「細やかな作業や繰り返しの業務にミスなく取り組める」「PCの操作に抵抗がない」などの特徴に当てはまっているかを確認しておきましょう。自分が特長に当てはまっているうえで、講座を受講したり資格を取得したりすることで、事務職で働ける可能性が高まります。

未経験から事務職に挑戦するのであれば、アデコのような派遣社に登録して、キャリアコーチのサポートを得ることも有効です。先ほども解説したように、提携スクールを特別価格で受講できるため、今後のステップアップのためにもぜひ活用してみてください。

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